CREER UN AVOIR (crédit) Voici la marche à suivre pour créer un avoir pour un client 1 – Aller sur le client (agences de voyage) sur lequel vous souhaitez faire un avoir 2 – Aller sur l’onglet Finance 3 – Aller sur la partie au milieu de l’escarre intitulé Crédits / Dettes 4 – Ajouter une ligne (un avoir) en remplissant toutes les cases afin de laisser une trace de tout (montant et pourquoi il y a eu un avoir) 5 – Imprimer l’avoir en cliquant sur l’imprimante : 6 – Une fenêtre pop-up s’ouvre, vous devez choisir le modèle que vous souhaitez utiliser ainsi que la langue dans laquelle vous souhaitez votre avoir. Puis cliquez sur l’imprimante pour faire apparaitre votre avoir : 7 – Vous aurez la possibilité de sauvegarder le document pour l’envoyer à votre client au format pdf :...
Read More
Vous avez des sorties en pdf que vous souhaitez retoucher à la main ? Pratique pour vos devis, carnet de voyage, export cout vs prix …etc Voici un outil que nous vous recommandons : http://www.pdfescape.com/open/ Tout se fait online, pas d’installation ou de téléchargement nécessaires et accepte tous les...
Read More
FORMULAIRE D’INFORMATION Il s’agit d’une fonction très importante et particulièrement efficace pour vous faire gagner en productivité. Comment le générer : depuis Groupes, cliquez sur un groupe puis ouvrez le menu contextuel (bouton droite de la souris) puis soit : – envoyer formulaire d’information du groupe : si vous souhaitez générer le formulaire pour tous les participants au voyage (un seul formulaire envoyé au leader du groupe). – envoyer formulaire d’information individuels : si vous souhaitez générer le formulaire pour chacun des participants au voyage (le systeme vous demandera alors a quel individu vous souhaitez l’envoyer. S’il y a trop d’informations (peu pertinentes ou que vous ne souhaitez pas montrer), pensez à aller désactiver ces champs depuis le Template editor (éditeur de documents), il s’agit du dernier onglet. Avantages : 1 – Ce formulaire fait gagner beaucoup de temps à vos différents pôles : commercial et resa/opérations. Ce sont vos clients qui le remplissent, tout se met à jour dans Toogo une fois que le client a cliqué sur le bouton orange « envoyer le formulaire ». Vous n’avez plus qu’à aller vous faire un café et tout se mettra à jour dans groupe (onglet sous-groupes, sur l’oeil) c’est-à-dire ici : Bien sur vous l’envoyez uniquement à vos clients avec lesquels vous correspondez en direct c’est-à-dire vos clients web. Les intermédiaires (To ou agences) ne souhaiteront pas consacrer du temps à remplir votre formulaire car beaucoup d’informations vous ont déjà été transmises lors du premier mail par exemple. 2 – Vous le savez, en faisant des copier / collers depuis votre outil avec lequel vous sollicitez les informations indispensables pour faire les réservations (fichier excel, word, pdf) vers toogo (onglet groupe), vous n’êtes pas à l’abris d’une erreur de doigt ou une erreur humaine (étourderie). Donc si ce sont les clients finaux qui le remplissent, vous n’êtes pas responsable de l’information qu’ils vous transmettent. En gros, s’il y a une erreur dans le nom de famille pour acheter un billet de train ou d’avion, il en va de la responsabilité du client, c’est lui qui vous a transmise l’info. 3 – Il est possible de personnaliser votre formulaire d’informations en rajoutant des champs personnalisés, comme par exemple...
Read More
GROUPE 1 – Il est parfois nécessaire de transmettre une information importante sur un participant d’un groupe : ex : client véronique Zapata, végétarien ex : clients en lune de miel Conseil : vous pouvez mettre cette information sur Groupe, sur une info d’un champ personnalisable, c’est-à-dire ici : Avantages : – Cette information sera visible sur chaque réservation auprès de vos fournisseurs – Plutôt que de transmettre cette information sur un bout de papier ou sur un mail ou de manière orale et afin de garder une trace dans Toogo. Ces informations sont centralisées. 2 – Comment envoyer le formulaire d’informations ? Afin que le formulaire d’informations s’adapte au template que vous avez défini dans le template editor, il est indispensable que vous génériez ce formulaire en passant pas le menu contextuel, ici : et non pas le lien dans groupe c’est à dire...
Read More
TRIP BUILDER Il est possible de déplacer des journées en mettant dans le menu contextuel le chiffre pour lequel je souhaite que le service apparaisse. Ex : Déplacer le service en jour 3, je mets « 3 » dans la case, ici : Maintenant, il est possible dans Toogo de déplacer de manière négative un service (en mettant un signe « moins » ou un bloc de services, comme ci...
Read More
Vous avez plusieurs fournisseurs pour lesquels les informations bancaires ne sont pas seulement le numéro de compte et les banques ? Et vous souhaitez donc mettre l’iban, la clé, un code specifique de votre pays…etc. Comment faire ? Voici la procédure : 1 – Avant tout chose, vous devez definir les champs dynamiques ou personnalisables que vous souhaitez faire apparaitre. Prenons comme exemple : iban et clé 2 – Dans Paramètres / champs personnalisables / Bank account, vous devez rentrez les champs suivants : iban et clé avec leurs traductions comme ci-dessous : 3 – Dans le fichier au format .csv, dans la colonne « Bank Account », vous devrez remplir la case de la façon suivante : 76587675 | IBAN 76856 | CLE 66665765 Il est indispensable de bien mettre un espace puis un sigle « | » pour séparer les infos. 76587675 étant le numéro du compte IBAN est le nom d’un des champs dynamiques associés a BankAccount CLE est le nom d’un des champs dynamiques associés a BankAccount Le nom du champ dynamique: DOIT être écrit sans espace et virgule. Sinon, l’importation ne se fera...
Read More