Créer un avoir

CREER UN AVOIR (crédit)

Voici la marche à suivre pour créer un avoir pour un client

1 – Aller sur le client (agences de voyage) sur lequel vous souhaitez faire un avoir

2 – Aller sur l’onglet Finance

3 – Aller sur la partie au milieu de l’escarre intitulé Crédits / Dettes

4 – Ajouter une ligne (un avoir) en remplissant toutes les cases afin de laisser une trace de tout (montant et pourquoi il y a eu un avoir)

5 – Imprimer l’avoir en cliquant sur l’imprimante :

6 – Une fenêtre pop-up s’ouvre, vous devez choisir le modèle que vous souhaitez utiliser ainsi que la langue dans laquelle vous souhaitez votre avoir.

Puis cliquez sur l’imprimante pour faire apparaitre votre avoir :

7 – Vous aurez la possibilité de sauvegarder le document pour l’envoyer à votre client au format pdf :

Actualisation carnet de voyage / Update Travel book

Voici les nouveautés pour le carnet de voyage (travel book) :

– Possibilité de sauvegarder le carnet de voyage et de le re-modifier une fois sauvegardé.

– Possibilité de faire apparaitre les différents sous-programmes (sub-group) soit de manière chronologique (fusioné) soit l’un en dessous de l’autre (séparé)

– Une nouvelle présentation des services et des hôtels

Allez, on rentre dans le détail ci-dessous :

Ecran GROUPES

• les documents TRAVELBOOK apparaîsssent dans l’onglet général, en dessous des factures :

Print out TRAVELBOOK

• Important: les hotels sont maintenant détectés via le tag “hotel” du produit de référence, et non plus par la catégorie du service.

• Choix entre sous-programmes séparés (fonctionnement actuel) ou bien fusionnés et  ordonnés de manière chronologique. Utile pour les extensions “hotel sup”, “vol aller”, … Lorsque les sous-groupes sont fusionnés, des couleurs peuvent être assignées : A paramétrer dans le Template Editor.

• Le carnet de voyage est sauvegardable et éditable (accès au document éditable depuis l’écran Groupe) :

• les champs dynamiques des groupes apparaissent

• nouvelle action “envoyer email” aux passager “leader” du groupe et aux contacts par défaut du client :

• nouvelle présentation des services : police (font) améliorée, du gras (bold) sur uniquement le nom du service et son fournisseur et plus sur les statuts de paiement et de réservations, meilleure lecture, aération des items :

• nouvelle présentation des hôtels : url de l’hotel en hyperlink, aération, sauts de ligne….bref, c’est mieux :

• section fournisseur: le contact (nom, mail, tel) est choisi dans l’ordre suivant :
  • contact avec le job “booking”
  • contact par défaut
  • si aucun des deux premiers est trouvé, alors Toogo fera apparaitre le premier contact trouvé.

Ecran ÉDITEUR DE DOCUMENTS (Template Editor)

• couleur modifiale pour les cadres des services, hotels, options :

Ventes et Marketing / Sales and Marketing

[nouveau] ajout de sous-groupes dans un groupe déjà existant

Lorsque vous souhaitez ajouter un nouveau sous-groupe à un groupe déjà existant, il suffit de confirmer un projet de vente et d’indiquer dans le dialogue de confirmation le nom correct du groupe. En appuyant sur “confirmer”, le système indique que le groupe existe déjà, mais apparait alors un checkbox pour indiquer qu’il faut rajouter le projet au groupe existant. Le groupe existant sera alors modifié.

Présentation écrans / Screens presentation

• Tous les écrans ont été retouché pour intégrer une barre de menu en haut. Cette barre inclue toujours :
  • le nom de l’écran
  • un lien vers le DESK
  • des liens vers d’autres écrans (si applicable, seul l’écran logistique a cette fonction pour l’instant)
  • A terme, les onglets apparaitront dans cette barre, pour permettre de simplifier et aléger les écrans

Agence de voyage / travel agencies

[nouveau] nouvel outil de recherche avancée

permet de rechercher par :

• code
• nom
• catégorie
• priorité
• nationalité
• responsable client
• créateur
• tags
• centres financier

[modif] copie de client

actif seulement si un client est sélectionné

[modif] système d’envoi d’email

• amélioré, par défaut les contacts avec le poste Vente (sales) ou qui sont indiqués par défaut sont sélectionnés. Le poste concerné est indiqué dans l’écran ADMIN:

• fonctionne pour une ou plusieurs agences sélectionnées
• il peut y avoir plusieurs contacts par défaut
• les emails peuvent être répétés entre différentes agences; au moment d’ouvrir l’email les adresses emails sont vérifíés et les doublons retirés

[bug] onglet info

• la fonction INIT CAT prend en compte le modèle de facture de la catégorie de l’agence, qui se trouve dans l’onglet finances

[bug] onglet contact

• possible de faire ctrl+c / ctrl+v dans les colonnes tel et cel.

[modif+bug] onglet finances

• export CSV au lieu de XLS
• table de crédit: la colonne groupe se limite aux groupes du client

Base de données : nouveau champ « pays »

Dans votre base de données, il y a désormais un nouveau champ « pays » (country) pour les circuits (invisible) et les groupes (dans l’écran groupe).

• un circuit a son pays défini par la région du premier produit du circuit, ou bien le premier lieu (place) rencontré.
• un groupe hérite le pays du circuit lors de la confirmation.

Dans l’écran Groupes, le champ « pays » est visible ici :

Retoucher vos pdf

Vous avez des sorties en pdf que vous souhaitez retoucher à la main ? Pratique pour vos devis, carnet de voyage, export cout vs prix …etc

Voici un outil que nous vous recommandons : http://www.pdfescape.com/open/

Tout se fait online, pas d’installation ou de téléchargement nécessaires et accepte tous les navigateurs.

Update 19 – du 11 février

Dans cette mise à jour, vous retrouverez des nouveautés et des modifications concernant :

Template editor – Logistique – Formulaire d’informations – Trip builder (conception circuits) – Finances – Sales & Marketing – Paramètres

EXPORT INDIVIDUS

• nouveau rajout d’un bouton SAVE lors de l’édition des notes, pour pouvoir sauvegarder les modifications

LOGISTIQUE

• modification ajout du code, de l’identité et du groupe du service, dans le détail des paiements par banque :

• nouveau bouton pour imprimer directement le PDF de l’email qui apparait dans le dialogue. Plus besoin de passer par la génération de la résa et du paiement, de remodifier le document avant de l’imprimer en PDF.

FORMULAIRE D’INFORMATIONS

• nouveau montre le prix de tous les sous-groupes

• nouveau plus d’éléments peuvent être remplis par le client (genre, vols, type,)

• nombreux bugs d’affichage résolus

TRIP BUILDER

• correction: la copie d’un circuit inclue les traductions et les tags du circuit d’origine. Également, les rangs de pax et prix sont conservés si la date est modifiée. Si le nombre de dates du circuit d’origne diffère de la copie, les prix du circuit devront nécessairement être réinitialisés.

• correction de bugs dans l’onglet DEVIS (bouton INIT et coût extra, markup et marge calculée dans la grille de rangs de pax, …)

• correction de bugs dans l’affichage du détail d’un produit

• modification: simplification du dialogue “sell to a prospect” (également disponible lors de la génération du devis). Le dialogue demande également la date de début du circuit qui sera utilisée

• améliorations du coté base de données lors de la création d’une marge éditable

FINANCES

• consolidation de dépenses: possibilité de garder l’information de groupe. Nécessite de garder le lien avec un des services liés aux dépenses.
• consolidation de dépenses: le champ “bordereau” est sauvegardé.
• consolidation de dépenses: les services peuvent avoir un fournisseur différent
• onglet de stats: les stats par mois, par agence de voyage, par fournisseur ont été approfondies et sont plus détaillées.

• onglet timeview revu, plusieurs bugs corrigés.
• onglet timeview: fonctionne maintenant par année fiscale (choix du mois possible) et non plus civile. Il est donc possible de choisir le mois désormais.

SALES & MARKETING

• lors de la confirmation d’un projet de vente, il est possible de modifier le nom du groupe qui va être créé. Par défaut il s’agit du nom du prospect.

• lors de la confirmation d’un projet de vente, le circuit utilisé passe en mode “lecture seule” dans le Constructeur de Circuits

PARAMETRES

Geographie

• bugs corrigés

• possible d’indiquer la latitude et longitude d’un lieu manuellement, dans le cadre en bas a gauche de la carte

Employés

• nouveau ajout d’un champ “commentaires” pour l’employé

• nouveau grille de vacances: valeur négative autorisée pour la colonne “nb de jours”

• nouveau grille de vacances: possibilité de sélectionner plusieurs lignes et d’obtenir le total de vacances correspondant

• nouveau bouton Schedule Holidays. C’est un calendrier avec l’ensemble des vacances des employé, chacun indiqué avec sa couleur correspondante

Formulaire information – Formulario información – Information form

FORMULAIRE D’INFORMATION

Update 1.8 – du 31 octobre

Voici les modifications et les nouveautés : 

TEMPLATE EDITOR

• il est possible de choisir les couleurs des sous-programmes par template
• couleurs par défaut :
   

 

 

TRIP BUILDER

[nouveau] choix des couleurs

 

• popup de création de circuit: choix du template+montre les couleurs associées. Par défaut: le template du client est mis, mais il est modifiable.
   

 

• Ces couleurs suivent le circuit de la création au template.
   

[correction] Trip Builder – onglet PRINT&CHECK

 

• il existait un bug aléatoire, touchant certains utilisateurs qui bloquait le Trip Builder au moment d’ouvrir le devis. Ce bug a enfin été trouvé et réglé
   

[nouveau] cout extra circuit

 

• écran Trip Builder onglet Quotation: il est possible de maintenant appliquer un cout extra à tous les setgroups d’un circuit. Dans le dialogue de cout extra, il suffit de choisir l’option “apply to all”.

[nouveau] quantité produit

 

• écran Product onglet Cost: champ “qty->day”
   
• écran Trip Builder onglet Quotation: si le champ “qty->day” du produit est coché, alors le calcul considère la quantité comme un nombre de jours. Choix fait, histoire de pas y passer des heures:
  • Si le produit traverse une même saison: aucun changement
  • Si le produit traverse 2 saisons

Cout = CoutSaisonA * QtéSaisonA + CoutSaisonB * QtéSaisonB

• Si le produit traverse plusieurs saisons

Cout = CoutDerniereSaison * QtéDerniereSaison + CoutPremiereSaison * QtéRestante

 

Si la dernière solution n’est pas correcte, on peut l’améliorer, il faut aller chercher les quantités exactes pour chaque saison intermédiraire, demandant un effort de calcul supplémentaire.

 

ADMIN

• écran Admin: possibilité d’ajouter des tags pour les groupes

 

GROUPES

 

• écran Groupes: la grille des langages parlés a été remplacée par les tags du groupe.

[modification] référence facture

 

• écran Groupes: création d’un groupe par le bouton +: le champ année est initialisé a l’année en cours.
   
• écran Groupes: création d’un groupe, que ce soit par le bouton + ou par la confirmation de Sales&Marketing: invoice_ref = YYYY-0000
  • YYYY champ année du groupe
  • XXXX numérotation incrémentale (recherche tous les groupes ayant un invoice_ref commençant par la meme année et fait +1)

note: si l’année d’un groupe est modifié a l’écran, l’invoice ref n’est pas touché. Merci de me préciser si c’est correct ou pas.

 

• [nouveau] ordre des individus

1. group_individual.prefered_rooming_id … name ASC
2. individual.lastname ASC
3. individual.firstname ASC

Créer un avoir

CREER UN AVOIR (crédit)

Voici la marche à suivre pour créer un avoir pour un client

1 – Aller sur le client (agences de voyage) sur lequel vous souhaitez faire un avoir

2 – Aller sur l’onglet Finance

3 – Aller sur la partie au milieu de l’escarre intitulé Crédits / Dettes

4 – Ajouter une ligne (un avoir) en remplissant toutes les cases afin de laisser une trace de tout (montant et pourquoi il y a eu un avoir)

5 – Imprimer l’avoir en cliquant sur l’imprimante :

6 – Une fenêtre pop-up s’ouvre, vous devez choisir le modèle que vous souhaitez utiliser ainsi que la langue dans laquelle vous souhaitez votre avoir.

Puis cliquez sur l’imprimante pour faire apparaitre votre avoir :

7 – Vous aurez la possibilité de sauvegarder le document pour l’envoyer à votre client au format pdf :

Actualisation carnet de voyage / Update Travel book

Voici les nouveautés pour le carnet de voyage (travel book) :

– Possibilité de sauvegarder le carnet de voyage et de le re-modifier une fois sauvegardé.

– Possibilité de faire apparaitre les différents sous-programmes (sub-group) soit de manière chronologique (fusioné) soit l’un en dessous de l’autre (séparé)

– Une nouvelle présentation des services et des hôtels

Allez, on rentre dans le détail ci-dessous :

Ecran GROUPES

• les documents TRAVELBOOK apparaîsssent dans l’onglet général, en dessous des factures :

Print out TRAVELBOOK

• Important: les hotels sont maintenant détectés via le tag “hotel” du produit de référence, et non plus par la catégorie du service.

• Choix entre sous-programmes séparés (fonctionnement actuel) ou bien fusionnés et  ordonnés de manière chronologique. Utile pour les extensions “hotel sup”, “vol aller”, … Lorsque les sous-groupes sont fusionnés, des couleurs peuvent être assignées : A paramétrer dans le Template Editor.

• Le carnet de voyage est sauvegardable et éditable (accès au document éditable depuis l’écran Groupe) :

• les champs dynamiques des groupes apparaissent

• nouvelle action “envoyer email” aux passager “leader” du groupe et aux contacts par défaut du client :

• nouvelle présentation des services : police (font) améliorée, du gras (bold) sur uniquement le nom du service et son fournisseur et plus sur les statuts de paiement et de réservations, meilleure lecture, aération des items :

• nouvelle présentation des hôtels : url de l’hotel en hyperlink, aération, sauts de ligne….bref, c’est mieux :

• section fournisseur: le contact (nom, mail, tel) est choisi dans l’ordre suivant :
  • contact avec le job “booking”
  • contact par défaut
  • si aucun des deux premiers est trouvé, alors Toogo fera apparaitre le premier contact trouvé.

Ecran ÉDITEUR DE DOCUMENTS (Template Editor)

• couleur modifiale pour les cadres des services, hotels, options :

Ventes et Marketing / Sales and Marketing

[nouveau] ajout de sous-groupes dans un groupe déjà existant

Lorsque vous souhaitez ajouter un nouveau sous-groupe à un groupe déjà existant, il suffit de confirmer un projet de vente et d’indiquer dans le dialogue de confirmation le nom correct du groupe. En appuyant sur “confirmer”, le système indique que le groupe existe déjà, mais apparait alors un checkbox pour indiquer qu’il faut rajouter le projet au groupe existant. Le groupe existant sera alors modifié.

Présentation écrans / Screens presentation

• Tous les écrans ont été retouché pour intégrer une barre de menu en haut. Cette barre inclue toujours :
  • le nom de l’écran
  • un lien vers le DESK
  • des liens vers d’autres écrans (si applicable, seul l’écran logistique a cette fonction pour l’instant)
  • A terme, les onglets apparaitront dans cette barre, pour permettre de simplifier et aléger les écrans

Agence de voyage / travel agencies

[nouveau] nouvel outil de recherche avancée

permet de rechercher par :

• code
• nom
• catégorie
• priorité
• nationalité
• responsable client
• créateur
• tags
• centres financier

[modif] copie de client

actif seulement si un client est sélectionné

[modif] système d’envoi d’email

• amélioré, par défaut les contacts avec le poste Vente (sales) ou qui sont indiqués par défaut sont sélectionnés. Le poste concerné est indiqué dans l’écran ADMIN:

• fonctionne pour une ou plusieurs agences sélectionnées
• il peut y avoir plusieurs contacts par défaut
• les emails peuvent être répétés entre différentes agences; au moment d’ouvrir l’email les adresses emails sont vérifíés et les doublons retirés

[bug] onglet info

• la fonction INIT CAT prend en compte le modèle de facture de la catégorie de l’agence, qui se trouve dans l’onglet finances

[bug] onglet contact

• possible de faire ctrl+c / ctrl+v dans les colonnes tel et cel.

[modif+bug] onglet finances

• export CSV au lieu de XLS
• table de crédit: la colonne groupe se limite aux groupes du client

Base de données : nouveau champ « pays »

Dans votre base de données, il y a désormais un nouveau champ « pays » (country) pour les circuits (invisible) et les groupes (dans l’écran groupe).

• un circuit a son pays défini par la région du premier produit du circuit, ou bien le premier lieu (place) rencontré.
• un groupe hérite le pays du circuit lors de la confirmation.

Dans l’écran Groupes, le champ « pays » est visible ici :

Retoucher vos pdf

Vous avez des sorties en pdf que vous souhaitez retoucher à la main ? Pratique pour vos devis, carnet de voyage, export cout vs prix …etc

Voici un outil que nous vous recommandons : http://www.pdfescape.com/open/

Tout se fait online, pas d’installation ou de téléchargement nécessaires et accepte tous les navigateurs.

Update 19 – du 11 février

Dans cette mise à jour, vous retrouverez des nouveautés et des modifications concernant :

Template editor – Logistique – Formulaire d’informations – Trip builder (conception circuits) – Finances – Sales & Marketing – Paramètres

EXPORT INDIVIDUS

• nouveau rajout d’un bouton SAVE lors de l’édition des notes, pour pouvoir sauvegarder les modifications

LOGISTIQUE

• modification ajout du code, de l’identité et du groupe du service, dans le détail des paiements par banque :

• nouveau bouton pour imprimer directement le PDF de l’email qui apparait dans le dialogue. Plus besoin de passer par la génération de la résa et du paiement, de remodifier le document avant de l’imprimer en PDF.

FORMULAIRE D’INFORMATIONS

• nouveau montre le prix de tous les sous-groupes

• nouveau plus d’éléments peuvent être remplis par le client (genre, vols, type,)

• nombreux bugs d’affichage résolus

TRIP BUILDER

• correction: la copie d’un circuit inclue les traductions et les tags du circuit d’origine. Également, les rangs de pax et prix sont conservés si la date est modifiée. Si le nombre de dates du circuit d’origne diffère de la copie, les prix du circuit devront nécessairement être réinitialisés.

• correction de bugs dans l’onglet DEVIS (bouton INIT et coût extra, markup et marge calculée dans la grille de rangs de pax, …)

• correction de bugs dans l’affichage du détail d’un produit

• modification: simplification du dialogue “sell to a prospect” (également disponible lors de la génération du devis). Le dialogue demande également la date de début du circuit qui sera utilisée

• améliorations du coté base de données lors de la création d’une marge éditable

FINANCES

• consolidation de dépenses: possibilité de garder l’information de groupe. Nécessite de garder le lien avec un des services liés aux dépenses.
• consolidation de dépenses: le champ “bordereau” est sauvegardé.
• consolidation de dépenses: les services peuvent avoir un fournisseur différent
• onglet de stats: les stats par mois, par agence de voyage, par fournisseur ont été approfondies et sont plus détaillées.

• onglet timeview revu, plusieurs bugs corrigés.
• onglet timeview: fonctionne maintenant par année fiscale (choix du mois possible) et non plus civile. Il est donc possible de choisir le mois désormais.

SALES & MARKETING

• lors de la confirmation d’un projet de vente, il est possible de modifier le nom du groupe qui va être créé. Par défaut il s’agit du nom du prospect.

• lors de la confirmation d’un projet de vente, le circuit utilisé passe en mode “lecture seule” dans le Constructeur de Circuits

PARAMETRES

Geographie

• bugs corrigés

• possible d’indiquer la latitude et longitude d’un lieu manuellement, dans le cadre en bas a gauche de la carte

Employés

• nouveau ajout d’un champ “commentaires” pour l’employé

• nouveau grille de vacances: valeur négative autorisée pour la colonne “nb de jours”

• nouveau grille de vacances: possibilité de sélectionner plusieurs lignes et d’obtenir le total de vacances correspondant

• nouveau bouton Schedule Holidays. C’est un calendrier avec l’ensemble des vacances des employé, chacun indiqué avec sa couleur correspondante

Formulaire information – Formulario información – Information form

FORMULAIRE D’INFORMATION

Update 1.8 – du 31 octobre

Voici les modifications et les nouveautés : 

TEMPLATE EDITOR

• il est possible de choisir les couleurs des sous-programmes par template
• couleurs par défaut :
   

 

 

TRIP BUILDER

[nouveau] choix des couleurs

 

• popup de création de circuit: choix du template+montre les couleurs associées. Par défaut: le template du client est mis, mais il est modifiable.
   

 

• Ces couleurs suivent le circuit de la création au template.
   

[correction] Trip Builder – onglet PRINT&CHECK

 

• il existait un bug aléatoire, touchant certains utilisateurs qui bloquait le Trip Builder au moment d’ouvrir le devis. Ce bug a enfin été trouvé et réglé
   

[nouveau] cout extra circuit

 

• écran Trip Builder onglet Quotation: il est possible de maintenant appliquer un cout extra à tous les setgroups d’un circuit. Dans le dialogue de cout extra, il suffit de choisir l’option “apply to all”.

[nouveau] quantité produit

 

• écran Product onglet Cost: champ “qty->day”
   
• écran Trip Builder onglet Quotation: si le champ “qty->day” du produit est coché, alors le calcul considère la quantité comme un nombre de jours. Choix fait, histoire de pas y passer des heures:
  • Si le produit traverse une même saison: aucun changement
  • Si le produit traverse 2 saisons

Cout = CoutSaisonA * QtéSaisonA + CoutSaisonB * QtéSaisonB

• Si le produit traverse plusieurs saisons

Cout = CoutDerniereSaison * QtéDerniereSaison + CoutPremiereSaison * QtéRestante

 

Si la dernière solution n’est pas correcte, on peut l’améliorer, il faut aller chercher les quantités exactes pour chaque saison intermédiraire, demandant un effort de calcul supplémentaire.

 

ADMIN

• écran Admin: possibilité d’ajouter des tags pour les groupes

 

GROUPES

 

• écran Groupes: la grille des langages parlés a été remplacée par les tags du groupe.

[modification] référence facture

 

• écran Groupes: création d’un groupe par le bouton +: le champ année est initialisé a l’année en cours.
   
• écran Groupes: création d’un groupe, que ce soit par le bouton + ou par la confirmation de Sales&Marketing: invoice_ref = YYYY-0000
  • YYYY champ année du groupe
  • XXXX numérotation incrémentale (recherche tous les groupes ayant un invoice_ref commençant par la meme année et fait +1)

note: si l’année d’un groupe est modifié a l’écran, l’invoice ref n’est pas touché. Merci de me préciser si c’est correct ou pas.

 

• [nouveau] ordre des individus

1. group_individual.prefered_rooming_id … name ASC
2. individual.lastname ASC
3. individual.firstname ASC

Créer un avoir

CREER UN AVOIR (crédit)

Voici la marche à suivre pour créer un avoir pour un client

1 – Aller sur le client (agences de voyage) sur lequel vous souhaitez faire un avoir

2 – Aller sur l’onglet Finance

3 – Aller sur la partie au milieu de l’escarre intitulé Crédits / Dettes

4 – Ajouter une ligne (un avoir) en remplissant toutes les cases afin de laisser une trace de tout (montant et pourquoi il y a eu un avoir)

5 – Imprimer l’avoir en cliquant sur l’imprimante :

6 – Une fenêtre pop-up s’ouvre, vous devez choisir le modèle que vous souhaitez utiliser ainsi que la langue dans laquelle vous souhaitez votre avoir.

Puis cliquez sur l’imprimante pour faire apparaitre votre avoir :

7 – Vous aurez la possibilité de sauvegarder le document pour l’envoyer à votre client au format pdf :

Actualisation carnet de voyage / Update Travel book

Voici les nouveautés pour le carnet de voyage (travel book) :

– Possibilité de sauvegarder le carnet de voyage et de le re-modifier une fois sauvegardé.

– Possibilité de faire apparaitre les différents sous-programmes (sub-group) soit de manière chronologique (fusioné) soit l’un en dessous de l’autre (séparé)

– Une nouvelle présentation des services et des hôtels

Allez, on rentre dans le détail ci-dessous :

Ecran GROUPES

• les documents TRAVELBOOK apparaîsssent dans l’onglet général, en dessous des factures :

Print out TRAVELBOOK

• Important: les hotels sont maintenant détectés via le tag “hotel” du produit de référence, et non plus par la catégorie du service.

• Choix entre sous-programmes séparés (fonctionnement actuel) ou bien fusionnés et  ordonnés de manière chronologique. Utile pour les extensions “hotel sup”, “vol aller”, … Lorsque les sous-groupes sont fusionnés, des couleurs peuvent être assignées : A paramétrer dans le Template Editor.

• Le carnet de voyage est sauvegardable et éditable (accès au document éditable depuis l’écran Groupe) :

• les champs dynamiques des groupes apparaissent

• nouvelle action “envoyer email” aux passager “leader” du groupe et aux contacts par défaut du client :

• nouvelle présentation des services : police (font) améliorée, du gras (bold) sur uniquement le nom du service et son fournisseur et plus sur les statuts de paiement et de réservations, meilleure lecture, aération des items :

• nouvelle présentation des hôtels : url de l’hotel en hyperlink, aération, sauts de ligne….bref, c’est mieux :

• section fournisseur: le contact (nom, mail, tel) est choisi dans l’ordre suivant :
  • contact avec le job “booking”
  • contact par défaut
  • si aucun des deux premiers est trouvé, alors Toogo fera apparaitre le premier contact trouvé.

Ecran ÉDITEUR DE DOCUMENTS (Template Editor)

• couleur modifiale pour les cadres des services, hotels, options :

Ventes et Marketing / Sales and Marketing

[nouveau] ajout de sous-groupes dans un groupe déjà existant

Lorsque vous souhaitez ajouter un nouveau sous-groupe à un groupe déjà existant, il suffit de confirmer un projet de vente et d’indiquer dans le dialogue de confirmation le nom correct du groupe. En appuyant sur “confirmer”, le système indique que le groupe existe déjà, mais apparait alors un checkbox pour indiquer qu’il faut rajouter le projet au groupe existant. Le groupe existant sera alors modifié.

Présentation écrans / Screens presentation

• Tous les écrans ont été retouché pour intégrer une barre de menu en haut. Cette barre inclue toujours :
  • le nom de l’écran
  • un lien vers le DESK
  • des liens vers d’autres écrans (si applicable, seul l’écran logistique a cette fonction pour l’instant)
  • A terme, les onglets apparaitront dans cette barre, pour permettre de simplifier et aléger les écrans

Agence de voyage / travel agencies

[nouveau] nouvel outil de recherche avancée

permet de rechercher par :

• code
• nom
• catégorie
• priorité
• nationalité
• responsable client
• créateur
• tags
• centres financier

[modif] copie de client

actif seulement si un client est sélectionné

[modif] système d’envoi d’email

• amélioré, par défaut les contacts avec le poste Vente (sales) ou qui sont indiqués par défaut sont sélectionnés. Le poste concerné est indiqué dans l’écran ADMIN:

• fonctionne pour une ou plusieurs agences sélectionnées
• il peut y avoir plusieurs contacts par défaut
• les emails peuvent être répétés entre différentes agences; au moment d’ouvrir l’email les adresses emails sont vérifíés et les doublons retirés

[bug] onglet info

• la fonction INIT CAT prend en compte le modèle de facture de la catégorie de l’agence, qui se trouve dans l’onglet finances

[bug] onglet contact

• possible de faire ctrl+c / ctrl+v dans les colonnes tel et cel.

[modif+bug] onglet finances

• export CSV au lieu de XLS
• table de crédit: la colonne groupe se limite aux groupes du client

Base de données : nouveau champ « pays »

Dans votre base de données, il y a désormais un nouveau champ « pays » (country) pour les circuits (invisible) et les groupes (dans l’écran groupe).

• un circuit a son pays défini par la région du premier produit du circuit, ou bien le premier lieu (place) rencontré.
• un groupe hérite le pays du circuit lors de la confirmation.

Dans l’écran Groupes, le champ « pays » est visible ici :

Retoucher vos pdf

Vous avez des sorties en pdf que vous souhaitez retoucher à la main ? Pratique pour vos devis, carnet de voyage, export cout vs prix …etc

Voici un outil que nous vous recommandons : http://www.pdfescape.com/open/

Tout se fait online, pas d’installation ou de téléchargement nécessaires et accepte tous les navigateurs.

Update 19 – du 11 février

Dans cette mise à jour, vous retrouverez des nouveautés et des modifications concernant :

Template editor – Logistique – Formulaire d’informations – Trip builder (conception circuits) – Finances – Sales & Marketing – Paramètres

EXPORT INDIVIDUS

• nouveau rajout d’un bouton SAVE lors de l’édition des notes, pour pouvoir sauvegarder les modifications

LOGISTIQUE

• modification ajout du code, de l’identité et du groupe du service, dans le détail des paiements par banque :

• nouveau bouton pour imprimer directement le PDF de l’email qui apparait dans le dialogue. Plus besoin de passer par la génération de la résa et du paiement, de remodifier le document avant de l’imprimer en PDF.

FORMULAIRE D’INFORMATIONS

• nouveau montre le prix de tous les sous-groupes

• nouveau plus d’éléments peuvent être remplis par le client (genre, vols, type,)

• nombreux bugs d’affichage résolus

TRIP BUILDER

• correction: la copie d’un circuit inclue les traductions et les tags du circuit d’origine. Également, les rangs de pax et prix sont conservés si la date est modifiée. Si le nombre de dates du circuit d’origne diffère de la copie, les prix du circuit devront nécessairement être réinitialisés.

• correction de bugs dans l’onglet DEVIS (bouton INIT et coût extra, markup et marge calculée dans la grille de rangs de pax, …)

• correction de bugs dans l’affichage du détail d’un produit

• modification: simplification du dialogue “sell to a prospect” (également disponible lors de la génération du devis). Le dialogue demande également la date de début du circuit qui sera utilisée

• améliorations du coté base de données lors de la création d’une marge éditable

FINANCES

• consolidation de dépenses: possibilité de garder l’information de groupe. Nécessite de garder le lien avec un des services liés aux dépenses.
• consolidation de dépenses: le champ “bordereau” est sauvegardé.
• consolidation de dépenses: les services peuvent avoir un fournisseur différent
• onglet de stats: les stats par mois, par agence de voyage, par fournisseur ont été approfondies et sont plus détaillées.

• onglet timeview revu, plusieurs bugs corrigés.
• onglet timeview: fonctionne maintenant par année fiscale (choix du mois possible) et non plus civile. Il est donc possible de choisir le mois désormais.

SALES & MARKETING

• lors de la confirmation d’un projet de vente, il est possible de modifier le nom du groupe qui va être créé. Par défaut il s’agit du nom du prospect.

• lors de la confirmation d’un projet de vente, le circuit utilisé passe en mode “lecture seule” dans le Constructeur de Circuits

PARAMETRES

Geographie

• bugs corrigés

• possible d’indiquer la latitude et longitude d’un lieu manuellement, dans le cadre en bas a gauche de la carte

Employés

• nouveau ajout d’un champ “commentaires” pour l’employé

• nouveau grille de vacances: valeur négative autorisée pour la colonne “nb de jours”

• nouveau grille de vacances: possibilité de sélectionner plusieurs lignes et d’obtenir le total de vacances correspondant

• nouveau bouton Schedule Holidays. C’est un calendrier avec l’ensemble des vacances des employé, chacun indiqué avec sa couleur correspondante

Formulaire information – Formulario información – Information form

FORMULAIRE D’INFORMATION

Update 1.8 – du 31 octobre

Voici les modifications et les nouveautés : 

TEMPLATE EDITOR

• il est possible de choisir les couleurs des sous-programmes par template
• couleurs par défaut :
   

 

 

TRIP BUILDER

[nouveau] choix des couleurs

 

• popup de création de circuit: choix du template+montre les couleurs associées. Par défaut: le template du client est mis, mais il est modifiable.
   

 

• Ces couleurs suivent le circuit de la création au template.
   

[correction] Trip Builder – onglet PRINT&CHECK

 

• il existait un bug aléatoire, touchant certains utilisateurs qui bloquait le Trip Builder au moment d’ouvrir le devis. Ce bug a enfin été trouvé et réglé
   

[nouveau] cout extra circuit

 

• écran Trip Builder onglet Quotation: il est possible de maintenant appliquer un cout extra à tous les setgroups d’un circuit. Dans le dialogue de cout extra, il suffit de choisir l’option “apply to all”.

[nouveau] quantité produit

 

• écran Product onglet Cost: champ “qty->day”
   
• écran Trip Builder onglet Quotation: si le champ “qty->day” du produit est coché, alors le calcul considère la quantité comme un nombre de jours. Choix fait, histoire de pas y passer des heures:
  • Si le produit traverse une même saison: aucun changement
  • Si le produit traverse 2 saisons

Cout = CoutSaisonA * QtéSaisonA + CoutSaisonB * QtéSaisonB

• Si le produit traverse plusieurs saisons

Cout = CoutDerniereSaison * QtéDerniereSaison + CoutPremiereSaison * QtéRestante

 

Si la dernière solution n’est pas correcte, on peut l’améliorer, il faut aller chercher les quantités exactes pour chaque saison intermédiraire, demandant un effort de calcul supplémentaire.

 

ADMIN

• écran Admin: possibilité d’ajouter des tags pour les groupes

 

GROUPES

 

• écran Groupes: la grille des langages parlés a été remplacée par les tags du groupe.

[modification] référence facture

 

• écran Groupes: création d’un groupe par le bouton +: le champ année est initialisé a l’année en cours.
   
• écran Groupes: création d’un groupe, que ce soit par le bouton + ou par la confirmation de Sales&Marketing: invoice_ref = YYYY-0000
  • YYYY champ année du groupe
  • XXXX numérotation incrémentale (recherche tous les groupes ayant un invoice_ref commençant par la meme année et fait +1)

note: si l’année d’un groupe est modifié a l’écran, l’invoice ref n’est pas touché. Merci de me préciser si c’est correct ou pas.

 

• [nouveau] ordre des individus

1. group_individual.prefered_rooming_id … name ASC
2. individual.lastname ASC
3. individual.firstname ASC