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Amélioration structure des coûts

Onglet Coût/ coûts additionnels: nouvelle colonne “x1”. Il s’agit de préciser à Toogo de ne compter le coût additionnel qu’une seule fois quelle que soit la quantité attribuée au produit dans le circuit (au lieu de le compter X quantity de fois).
Exemple: aujourd’hui, par exemple, vous inscrivez un coût additionnel pour un produit type “attraction space mountain”, réduction de 10 usd/pers pour la période de février. Le produit “attraction space mountain” est ajouté à un circuit.  Vous modifiez la quantité de 1 à 3. Vous souhaitez que cette réduction soit appliquée 3X. C’est ce que fait Toogo aujourd’hui. Il compte une réduction de 10 usd pour chaque tour du space mountain. Ce qui est correct.
Cependant, prenons le cas suivant: un produit de type “location de véhicule à la journée, réduction de 1 jour de location à partir de 10 jours de loc, c’est à dire à partir d’une quantité=10; bref, 1 journée de location gratuite à partir de 10 jours loués.
Vous ne souhaitez pas, dans ce cas, que Toogo applique 15X la gratuité d’une journée de location pour 15 jours de location mais qu’une seule fois. Il faut alors cocher la case “X1” pour que Toogo n’applique qu’une seule fois la réduction quelle que soit la valeur de quantité.
Onglet simulation : possibilité d’indiquer une quantité

Champs de recherche produit

Les caractères spéciaux ( / , – . @ : ñ …) peuvent dorénavant être utilisés lors de la recherche.
La recherche « test lelannic » recherche exactement « test lelannic »
La recherche « test, lelannic » recherche les éléments ayant « test » ET « lelannic ». Par exemple, la recherche « titicaca, hiking » cherchera les treks au lac titicaca.
La recherche « test + lelannic » recherche l’un ou l’autre. Par exemple, la recherche « titicaca + paris » cherchera les produits « titicaca » et les produits « paris »

Structure des coûts – code ou « clé »

Nous avons parlé des codes figurant dans l’onglet des « coûts additionnels » dans la dernière newsletter. Cependant, semble-t-il, peu d’entre vous l’utilisent. Il s’agit d’un apport considérable : grâce à ce code, vous pouvez définir différentes versions de prix pour un produit. Par exemple, un coût spécial réservé à l’incentive PEUGEOT ou encore un supplément pour les dossiers VIP. Il suffit de mettre une clé (le code) et de la déverrouiller dans le TRIP BUILDER/DEVIS/EXTRA COST. Alors Toogo débloque le supplément ou la réduction. Nous skyper pour en savoir plus. Cette fonction, qui ne ressemble qu’à une colonne appelée « code » fournit de grands services.

TRIP BUILDER

Champs de recherche produit/circuit

Les caractères spéciaux ( / , – . @ : ñ …) peuvent dorénavant être utilisés lors de la recherche.
La recherche « test lelannic » recherche exactement « test lelannic »
La recherche « test, lelannic » recherche les éléments ayant « test » ET « lelannic ». Par exemple, la recherche « titicaca, hiking » cherchera les treks au lac titicaca.
La recherche « test + lelannic » recherche l’un ou l’autre. Par exemple, la recherche « titicaca + paris » cherchera les produits « titicaca » et les produits « paris »

Calcul des gratuités

Toogo gère dorénavant les gratuités. Par exemple, vous faites le devis pour un groupe de japonais accompagnés par un accompagnateur japonais non payant. Les fournisseurs vont vous facturer pour les pax+les accompagnateurs, qui sont considérés par les fournisseurs comme des pax normaux. Cependant, vous souhaitez que le coût des accompagnateurs soit réparti sur les pax payants. Les accompagnateurs ne sont pas considérés comme des pax payants.
Toogo fait ce calcul. Il vous suffit d’indiquer dans l’onglet devis, partie section des tarifs le nombre de gratuités par « programme ». Toogo se charge alors du calcul. Et l’indique dans son rapport de coût ou de prix.
Vous trouverez donc une nouvelle colonne dans le pop-up de confirmation, le nb de gratuités ; à la confirmation, Toogo ajoutera ces accompagnateurs aux adultes de chaque service pour les résas à venir. Effectivement, les fournisseurs vous les factureront et vous devez les réserver.

Marge unique pour un circuit

Comme vous le savez, Toogo a été conçu de la manière suivante : en amont sont définis dans l’écran des paramètres différentes structures de marges. Ensuite, on attribue à chaque agence de voyage une structure de marge par défaut. Cela permet de définir en amont une politique de marges par client, par saison, par rang de pax et de ne plus y toucher ensuite. Voire empêcher d’y toucher en déshabilitant le bouton « edit marges » de l’onglet devis.
On peut cependant modifier cette politique de marge dans le trip builder, lors du calcul d’un devis, en appuyant sur le bouton « edit marges » lors du calcul d’un devis, bouton placé à droite du sélecteur de marge.
Problème pour certains : en changeant la marge dans ce circuit, vous modifiez alors cette «structure de marges » appelée « TO Canada » pour l’exemple. En mettant à jour les marges de « TO Canada », vous intervenez donc sur les marges de tous les futurs devis réalisés en utilisant cette structure de marge « TO Canada ».
Lors de la conception de Toogo, cela nous a semblé opportun. Pas la peine de perdre son temps à réfléchir aux marges, le gérant peut les décider en début de saison et on ne les touche plus. Ou alors via l’écran Paramètres, quand il s’agit de les modifier. La possibilité de les modifier dans trip builder a été ajoutée plus tard et placée derrière un bouton car nous avions la volonté de « cacher » les marges, au cas où plus tard, vous décidiez de donner un accès à votre trip builder à certains clients.
Mais certains d’entre vous aiment « jouer » avec leurs marges pendant un devis, question d’habitude et de méthode de travail. Ou simplement souhaite coter différemment tel circuit pour telle ou telle raison. Sans avoir envie de passer par l’écran paramètres. Sur ce, nous avons  pu vous conseiller de créer une structure de marge « Liberté » et de l’utiliser à chaque fois que le cas se présente. Ou encore de créer la structure de marge « Sophie » pour l’utilisatrice Sophie, réservée à Sophie.
Vous comprenez l’astuce mais ce n’était pas suffisant au final.
Donc nous sommes allés plus loin. Vous trouverez un nouveau bouton à droite du sélecteur de marge : il vous permet de créer une structure de marge UNIQUE à ce circuit. En modifiant donc les marges via cet outil, vous ne modifiez plus la structure de marge « TO Canada » mais vous créez une structure unique et modifiable à ce circuit (exactement comme les rangs de pax).
VOUS POUVEZ ALORS MODIFIER LA MARGE DE DEUX MANIÈRES :
Soit en appuyant sur le bouton Edit (Comme avant donc, à la nette différence que cela crée une structure unique et indépendante de l’originale)
Soit plus directement et de manière plus pratique, en appuyant sur le bouton Edit en bas, qui vous indique directement la marge appliquée pour chaque rang de pax. C’est encore plus simple de le modifier ici. Et je pense que c’est ce que plusieurs d’entre vous attendez : un moyen simple de jouer sur ses marges, selon le rang de pax.

Circuits Multi-dates

Fonction très attendue qui nous a demandé de retoucher au « moteur », ce qui est toujours risqué et questionnable. Ca y est, c’est fait… on redoute bien sur des bugs en conséquence, nous serons très alertes sur ce sujet.
Vous pouvez désormais préciser plusieurs dates de premier jour dans le premier onglet du TRIP BUILDER. Toogo va alors calculer un prix pour chaque date de départ et va présenter des rapports incluant toutes ces dates et un devis présentant la structure tarifaire pour chacune des dates de départ. Bien sûr, Toogo fera un calcul par date de départ. L s’agit donc d’un outil qui va vous permettre de réaliser en une seule fois vos circuits brochure pour les agences.
Lors de la confirmation, il vous suffira alors de préciser quelle date de départ entre celles disponibles.
Autre utilité :
Ultérieurement, quand le CMS sera fonctionnel, cela vous permettra de présenter sur votre site WEB des départs multi-dates. Tant pour du FIT que pour du GIR.

Construction

Toogo reste centré sur un nouveau produit ajouté au circuit. (je sais, il était temps…)
Dans l’onglet de liste des circuits : existence d’une case pour faire du multi-select de circuits pour 3 fonctions : DELETE / sell this trip to a prospect / email to a prospect. Cela permet donc de mieux gérer la suppression de vos circuits et d’envoyer plusieurs circuits d’un seul coup.
Outil Autom : nouvelle fonction »Ajouter toujours » pour les hotels.

SUPPLIER

La nouvelle fonction « content update » fonctionne ! Vous pouvez donc dorénavant sélectionner plusieurs fournisseurs et les mettre à jour en un click, au lieu de devoir le faire un par un…
nouveaux champs pour latitude longitude

VENTES&MARKETING

POP-UP de CONFIRMATION

nouvelle colonne « tour guide » pour désigne le nombre d’accompagnateurs.
Nouveau choix de date de premier jour si le circuit a été calculé en multi-dates de départ.

GROUPE

* Le choix du modèle de carnet de voyage se fait désormais depuis groupe et non depuis l’agence de voyage, ce qui laisse la porte ouverte à l’utilisation de cet outil pour de multiples document : listing d’hôtel, service des guides,  travel book client / travel book guide, n’hésitez pas à faire vos essais.
* Liste des passagers : choix de l’année de naissance via fourchette de 30 ans mais pas bloqué
* Onglet sous programme : sont dorénavant affichés le nombre de services A RESERVER et les SERVICES A PAYER.
* menu contextuel : envoi d’inscription et CGV. Envoi en Pièce Jointe aux leaders du groupe (et sinon a l’agence de voyage) les deux fichiers entrés dans l’écran Paramètres/langage/ colonne cresitration file et colonne gsc file.

FINANCES

Identité

Onglet INCOMES / EXPENSES / INVESTMENT : vous trouverez une nouvelle colonne « Identity » ; il s’agit d’un nouveau champ pour donner un « code » ou un « numéro » à votre écriture comptable. Pourra vous être utile selon les cas. Il ne s’agit que de donne un moyen d’identifier chaque transaction financière.

Taxes

Onglet INCOMES / EXPENSES / INVESTMENT : en choisissant une taxe pour chacune des transactions (colonne type), alors Toogo calcule automatiquement le montant de cette taxe en fonction de la formule du « type de taxe ».
La formule du type de taxe se rentre dans l’écran FINANCE/Finance info/tax type en bas : Pour chaque nom de taxe, dans la colonne formula, vous devez inscrire une formule : la variable s’appelle [val].
Par exemple, pour appliquer une taxe qui correspond à 13% de la valeur, il faudra inscrire : [val]*13/100
Autre exemple : pour appliquer la formule 13%+10 EUROS, on inscrira la formule suivante :
[val]*13/100 +10[EUR]
Ce nouvel outil de taxe est très utile. Pour toute entrée de Expense, de Income, ou de Investment/benefit, Toogo calcule le montant de la taxe.
Pour définir les taxes par défaut de chaque Expense/Income/investmentbenefit, il faut le faire dans l’écran Paramètres/finances

LOGISTIQUE :

Fonction check allotment dans le sélecteur « check »
Va vous permettre de contrôler vos allotments. Bien sur, au préalable, il faudra avoir saisi vos allotments dans les produits, onglet des allotments. Un allotment est un nombre de pax « disponible » pour une certaine date. Toogo calcule en permanence le nombre de pax déjà réservé à chaque date pour chaque service, et vous indique si vous avez dépassé le nombre d’allotments.
* nouvelle fonction en-tête d’email pour accéder directement à la fiche fournisseur :
Menu contextuel : nouvelle action « export .csv » : permet d’exporter dans un tableau de type Excel les lignes sélectionnées à l’écran (en cochant les petites cases). C’est une fonctionnalité qui nous a été demandé par un client afin de « checker » plus simplement chaque groupe lors du déroulement de son voyage. Ce client exporte ainsi les « lignes logistique » de chaque groupe dans un tableau et l’imprime.
RÉSERVATIONS ET PAIEMENTS – template editor
Nombreux détails corrigés. En particulier :
« total price » remplacé « real cost »

Les conseils/Rappels

Pour vos agences clientes allergiques au format html Toogo : nous pensons que ce n’est qu’une question de temps. Ils finiront bien par apprécier ce format moderne. Mais c’est vrai, pour l’instant, vos clients, parfois, ne sont pas contents, et peuvent-vous « obliger » à leur envoyer un bon vieux .doc. Il faut donc s’adapter, car le client, au final, est roi.
1/ solution 1 : créer un TEMPLATE devis très épuré, sans image, avec juste habituelle de votre TO, bref, un template « service minimum ». Alors il leur sera facile de faire du copier coller à partir de la version HTML, ou si besoin, de la version PDF.
2/ solution 2 : le programme ConvertpdfTOword fonctionne bien. Vous pouvez le télécharger à convertissez vos programme pdf en word : http://convertpdftoword.net/fr.aspx
Ce programme, simplement, convertit un fichier PDF en Word. Nous avons cherché un programme traduisant du HTML en Word mais aucun des programmes trouvés ne fonctionne correctement.

POUR LES LOGISTICIENS… LES OPÉRATIONS…

Quelques rappels : il vaut mieux remplir la « Technical description » des produits dans la langue de vos fournisseurs, car c’est ce texte qui leur est transmise. Comment ça marche ? Quand vous confirmez un circuit, Toogo transforme chaque produit du circuit en un service. Mais pour éviter de tout recopier et en particulier les traductions, Toogo se contente de deux versions que vous trouvez dans l’onglet « détails » de Logistique : la version dans la mangue du client, qui sert à construire le « caret de voyage », et la version « technical language », reprise à partir de la version « technical language ».
INFOS LOGISTIQUES : peu de users utilisent dans écran PRODUCT, les infos logistiques. C’est dommage car très utile. De quoi s’agit-il ? Lors de la confirmation, Toogo va recopier ces infos logistiques dans les infos logistiques du service, qui vont donc être intégrées à vos réservations. Et éventuellement être intégrées à vos vouchers ou carnets de voyage, même si la n’est pas l’objectif de ase, cette possibilité ayant été ajouté plus tard sur la demande de plusieurs utilisateurs.
—————————-
Message à lire et à faire passer à vos logisticiens suite à plusieurs questions à ce sujet : Comment faire apparaître plus de détails sur les journées de services d’un guide/chauffeur, dans ses mails de réservations et/ou autres documents (et dans sa langue de communication)?
Pour cela vous pouvez modifier (en accord avec les personnes qui ont créé les produits concernés) ou demander la modification  des « descriptions techniques des produits », présentent dans l’écran Produit :
Si vous copiez ici le texte de description de la journée en espagnol, alors celui-ci pourra apparaître dans les réservations et bientôt dans les carnets de voyage, rendant ainsi ce document encore plus utilisable en interne.
En complément de cela, n’oubliez pas que l’onglet « Logistique » d’un produit, contient des infos qui se retrouveront dans l’écran « Logistique » au niveau des services, donc possiblement sur les réservations , vouchers et carnets de voyage.

LIENS ÉDITABLES :

nous pensons qu’il s’agit la d’une très bonne solution pour vos clients. Sûrement n’utiliseront-ils jamais votre trip builder (vous pourriez leur communiquer un accès restreint), mais l’expérience nous montre que cela ne les intéresse pas. Le lien éditable, par contre, nous semble être idéal. Ils peuvent modifier la fiche circuit à leur convenance, sauvegarder « leur version » et l’envoyer à leur client final. Bref, utiliser Toogo sans le payer.

A VENIR

Note : ces changements notables ont sérieusement perturbé le planning, on vous l’assure et à lui seul explique certains retards des dernières semaines et a relégué la sortie du VOUCHER A TAILLE UNIQUE à fin mai.
J’en profite pour parler de la suite : l’équipe technique est occupée actuellement à la réalisation du CRM2, qui va permettre l’utilisation de Toogo pour des départs fixes, une programmation saisonnière et la gestion de « groupes de facturation » au lieu d’une gestion par groupe uniquement. C’est un gros chantier en cours. Et nous pensons l’achever pour fin mai. Ce chantier est passé en priorité. Ensuite, nous repasserons à nos priorités antérieures : le CMS, en test en ce moment, et poursuivre le gestionnaire des profils, et tenter de réduire le volume du fichier de « BUGS », toujours tenue bien à jour grâce aux feedbacks des utilisateurs.

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