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Créer un avoir

truc&astuce13

 

CREER UN AVOIR (crédit)

 

Voici la marche à suivre pour créer un avoir pour un client

1 – Aller sur le client (agences de voyage) sur lequel vous souhaitez faire un avoir

2 – Aller sur l’onglet Finance

3 – Aller sur la partie au milieu de l’escarre intitulé Crédits / Dettes

4 – Ajouter une ligne (un avoir) en remplissant toutes les cases afin de laisser une trace de tout (montant et pourquoi il y a eu un avoir)

5 – Imprimer l’avoir en cliquant sur l’imprimante :

 

Créer un avoir

 

6 – Une fenêtre pop-up s’ouvre, vous devez choisir le modèle que vous souhaitez utiliser ainsi que la langue dans laquelle vous souhaitez votre avoir.

Puis cliquez sur l’imprimante pour faire apparaitre votre avoir :

 

pop up

7 – Vous aurez la possibilité de sauvegarder le document pour l’envoyer à votre client au format pdf :

 

Avoir terminé

Actualisation carnet de voyage / Update Travel book

travel-books-blog

 

Voici les nouveautés pour le carnet de voyage (travel book) :

– Possibilité de sauvegarder le carnet de voyage et de le re-modifier une fois sauvegardé.

– Possibilité de faire apparaitre les différents sous-programmes (sub-group) soit de manière chronologique (fusioné) soit l’un en dessous de l’autre (séparé)

– Une nouvelle présentation des services et des hôtels

 

Allez, on rentre dans le détail ci-dessous :

Ecran GROUPES

 

  • les documents TRAVELBOOK apparaîsssent dans l’onglet général, en dessous des factures :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_16_42_45

Print out TRAVELBOOK

 

  • Important: les hotels sont maintenant détectés via le tag “hotel” du produit de référence, et non plus par la catégorie du service.
  • Choix entre sous-programmes séparés (fonctionnement actuel) ou bien fusionnés et  ordonnés de manière chronologique. Utile pour les extensions “hotel sup”, “vol aller”, … Lorsque les sous-groupes sont fusionnés, des couleurs peuvent être assignées : A paramétrer dans le Template Editor.

Capture_d’écran_2015-03-20_à_16_49_34

 

 

  • Le carnet de voyage est sauvegardable et éditable (accès au document éditable depuis l’écran Groupe) :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_16_57_46

 

 

  • les champs dynamiques des groupes apparaissent
  • nouvelle action “envoyer email” aux passager “leader” du groupe et aux contacts par défaut du client :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_16_58_07

 

 

  • nouvelle présentation des services : police (font) améliorée, du gras (bold) sur uniquement le nom du service et son fournisseur et plus sur les statuts de paiement et de réservations, meilleure lecture, aération des items :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_01_23

 

 

  • nouvelle présentation des hôtels : url de l’hotel en hyperlink, aération, sauts de ligne….bref, c’est mieux :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_03_38

 

  • section fournisseur: le contact (nom, mail, tel) est choisi dans l’ordre suivant :
    • contact avec le job “booking”
    • contact par défaut
    • si aucun des deux premiers est trouvé, alors Toogo fera apparaitre le premier contact trouvé.

 

Ecran ÉDITEUR DE DOCUMENTS (Template Editor)

 

  • couleur modifiale pour les cadres des services, hotels, options :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_07_44

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_09_50

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_10_21

Ventes et Marketing / Sales and Marketing

sales & marketing

[nouveau] ajout de sous-groupes dans un groupe déjà existant

Lorsque vous souhaitez ajouter un nouveau sous-groupe à un groupe déjà existant, il suffit de confirmer un projet de vente et d’indiquer dans le dialogue de confirmation le nom correct du groupe. En appuyant sur “confirmer”, le système indique que le groupe existe déjà, mais apparait alors un checkbox pour indiquer qu’il faut rajouter le projet au groupe existant. Le groupe existant sera alors modifié.

 

confirmation

Présentation écrans / Screens presentation

presentation-screen-28638256

 

  • Tous les écrans ont été retouché pour intégrer une barre de menu en haut. Cette barre inclue toujours :
    • le nom de l’écran
    • un lien vers le DESK
    • des liens vers d’autres écrans (si applicable, seul l’écran logistique a cette fonction pour l’instant)
    • A terme, les onglets apparaitront dans cette barre, pour permettre de simplifier et aléger les écrans

 

Capture_d’écran_2015-03-10_à_18_18_11

Agence de voyage / travel agencies

truc&astuce12

[nouveau] nouvel outil de recherche avancée

permet de rechercher par :

  • code
  • nom
  • catégorie
  • priorité
  • nationalité
  • responsable client
  • créateur
  • tags
  • centres financier

[modif] copie de client

actif seulement si un client est sélectionné

[modif] système d’envoi d’email

  • amélioré, par défaut les contacts avec le poste Vente (sales) ou qui sont indiqués par défaut sont sélectionnés. Le poste concerné est indiqué dans l’écran ADMIN:

Sin título

  • fonctionne pour une ou plusieurs agences sélectionnées
  • il peut y avoir plusieurs contacts par défaut
  • les emails peuvent être répétés entre différentes agences; au moment d’ouvrir l’email les adresses emails sont vérifíés et les doublons retirés

[bug] onglet info

  • la fonction INIT CAT prend en compte le modèle de facture de la catégorie de l’agence, qui se trouve dans l’onglet finances

[bug] onglet contact

  • possible de faire ctrl+c / ctrl+v dans les colonnes tel et cel.

[modif+bug] onglet finances

  • export CSV au lieu de XLS
  • table de crédit: la colonne groupe se limite aux groupes du client

Base de données : nouveau champ « pays »

truc&astuce13

 

Dans votre base de données, il y a désormais un nouveau champ « pays » (country) pour les circuits (invisible) et les groupes (dans l’écran groupe).

    • un circuit a son pays défini par la région du premier produit du circuit, ou bien le premier lieu (place) rencontré.
    • un groupe hérite le pays du circuit lors de la confirmation.

Dans l’écran Groupes, le champ « pays » est visible ici :

Capture_d’écran_2015-03-04_à_16_58_03

Retoucher vos pdf

pdf escape

 

Vous avez des sorties en pdf que vous souhaitez retoucher à la main ? Pratique pour vos devis, carnet de voyage, export cout vs prix …etc

Voici un outil que nous vous recommandons : http://www.pdfescape.com/open/

Tout se fait online, pas d’installation ou de téléchargement nécessaires et accepte tous les navigateurs.

Capture d’écran 2015-02-18 à 13.14.19

Update 19 – du 11 février

update3

 

Dans cette mise à jour, vous retrouverez des nouveautés et des modifications concernant :

Template editor – Logistique – Formulaire d’informations – Trip builder (conception circuits) – Finances – Sales & Marketing – Paramètres

 

EXPORT INDIVIDUS

  • modification de l’export d’individus (depuis Admin/Outils Export data) :

Capture d’écran 2015-02-10 à 19.30.12

 

TEMPLATE EDITOR

  • nouveau rajout d’un bouton SAVE lors de l’édition des notes, pour pouvoir sauvegarder les modifications

LOGISTIQUE

[modification] Bank payment
  • modification ajout du code, de l’identité et du groupe du service, dans le détail des paiements par banque :

Capture_d’écran_2015-02-10_à_19_37_07

[nouveau] Dialogue envoi email resa et paiement en pdf
  • nouveau bouton pour imprimer directement le PDF de l’email qui apparait dans le dialogue. Plus besoin de passer par la génération de la résa et du paiement, de remodifier le document avant de l’imprimer en PDF.

Capture_d’écran_2015-02-10_à_19_42_48

FORMULAIRE D’INFORMATIONS

  • nouveau montre le prix de tous les sous-groupes

Capture_d’écran_2015-02-10_à_19_48_27

  • nouveau plus d’éléments peuvent être remplis par le client (genre, vols, type,)

Capture_d’écran_2015-02-10_à_19_51_08

  • nombreux bugs d’affichage résolus

TRIP BUILDER

  • correction: la copie d’un circuit inclue les traductions et les tags du circuit d’origine. Également, les rangs de pax et prix sont conservés si la date est modifiée. Si le nombre de dates du circuit d’origne diffère de la copie, les prix du circuit devront nécessairement être réinitialisés.

  • correction de bugs dans l’onglet DEVIS (bouton INIT et coût extra, markup et marge calculée dans la grille de rangs de pax, …)

  • correction de bugs dans l’affichage du détail d’un produit

  • modification: simplification du dialogue “sell to a prospect” (également disponible lors de la génération du devis). Le dialogue demande également la date de début du circuit qui sera utilisée

Capture d’écran 2015-02-10 à 20.00.17

  • améliorations du coté base de données lors de la création d’une marge éditable

FINANCES

  • consolidation de dépenses: possibilité de garder l’information de groupe. Nécessite de garder le lien avec un des services liés aux dépenses.
  • consolidation de dépenses: le champ “bordereau” est sauvegardé.
  • consolidation de dépenses: les services peuvent avoir un fournisseur différent
  • onglet de stats: les stats par mois, par agence de voyage, par fournisseur ont été approfondies et sont plus détaillées.

Capture_d’écran_2015-02-10_à_20_02_18

  • onglet timeview revu, plusieurs bugs corrigés.
  • onglet timeview: fonctionne maintenant par année fiscale (choix du mois possible) et non plus civile. Il est donc possible de choisir le mois désormais.

SALES & MARKETING

  • lors de la confirmation d’un projet de vente, il est possible de modifier le nom du groupe qui va être créé. Par défaut il s’agit du nom du prospect.

Capture_d’écran_2015-02-10_à_20_04_57

  • lors de la confirmation d’un projet de vente, le circuit utilisé passe en mode “lecture seule” dans le Constructeur de Circuits

PARAMETRES

Geographie

  • bugs corrigés

  • possible d’indiquer la latitude et longitude d’un lieu manuellement, dans le cadre en bas a gauche de la carte

Employés

  • nouveau ajout d’un champ “commentaires” pour l’employé

  • nouveau grille de vacances: valeur négative autorisée pour la colonne “nb de jours”

Capture_d’écran_2015-02-10_à_20_07_04

  • nouveau grille de vacances: possibilité de sélectionner plusieurs lignes et d’obtenir le total de vacances correspondant

Capture_d’écran_2015-02-10_à_20_08_12

  • nouveau bouton Schedule Holidays. C’est un calendrier avec l’ensemble des vacances des employé, chacun indiqué avec sa couleur correspondante

Formulaire information – Formulario información – Information form

truc&astuce1

 

FORMULAIRE D’INFORMATION

Il s’agit d’une fonction très importante et particulièrement efficace pour vous faire gagner en productivité.

 

Comment le générer :

depuis Groupes, cliquez sur un groupe puis ouvrez le menu contextuel (bouton droite de la souris) puis soit :

– envoyer formulaire d’information du groupe : si vous souhaitez générer le formulaire pour tous les participants au voyage (un seul formulaire envoyé au leader du groupe).

– envoyer formulaire d’information individuels : si vous souhaitez générer le formulaire pour chacun des participants au voyage (le systeme vous demandera alors a quel individu vous souhaitez l’envoyer.

S’il y a trop d’informations (peu pertinentes ou que vous ne souhaitez pas montrer), pensez à aller désactiver ces champs depuis le Template editor (éditeur de documents), il s’agit du dernier onglet.

 

Avantages :

1 – Ce formulaire fait gagner beaucoup de temps à vos différents pôles : commercial et resa/opérations.

Ce sont vos clients qui le remplissent, tout se met à jour dans Toogo une fois que le client a cliqué sur le bouton orange « envoyer le formulaire ».

Vous n’avez plus qu’à aller vous faire un café et tout se mettra à jour dans groupe (onglet sous-groupes, sur l’oeil) c’est-à-dire ici :

 

Capture_d’écran_2015-01-28_à_17_09_40

 

Bien sur vous l’envoyez uniquement à vos clients avec lesquels vous correspondez en direct c’est-à-dire vos clients web.

Les intermédiaires (To ou agences) ne souhaiteront pas consacrer du temps à remplir votre formulaire car beaucoup d’informations vous ont déjà été transmises lors du premier mail par exemple.

 

2 – Vous le savez, en faisant des copier / collers depuis votre outil avec lequel vous sollicitez les informations indispensables pour faire les réservations (fichier excel, word, pdf) vers toogo (onglet groupe), vous n’êtes pas à l’abris d’une erreur de doigt ou une erreur humaine (étourderie).

Donc si ce sont les clients finaux qui le remplissent, vous n’êtes pas responsable de l’information qu’ils vous transmettent. En gros, s’il y a une erreur dans le nom de famille pour acheter un billet de train ou d’avion, il en va de la responsabilité du client, c’est lui qui vous a transmise l’info.

 

3 – Il est possible de personnaliser votre formulaire d’informations en rajoutant des champs personnalisés, comme par exemple :

  • pratique alimentaire
  • pourquoi ont-ils choisi votre agence ?

Pour cela, aller dans Paramètres/champs personnalisés/individual puis vous créez des nouveaux champs, comme ci dessous :

Capture_d’écran_2015-01-28_à_17_26_56

 

4 – Certains parmi vous font trop de volume pour ne pas utiliser le formulaire d’informations Toogo… les outils comme Excel ou Word sont dépassés, laissez-les à votre concurrence.

 

5 – De plus, que faites vous de ces fichiers Excel, Word, Pdf ? Vous les sauvegardez sur votre ordinateur, n’est ce pas ? sur vos mails ?

Tout ceci prend de la place, du volume, des procédures…etc etc.

 

6 – Et enfin, le plus gros avantage de cette fonction est qu’il vous permet de constituer un réel fichier client. Ce sont vos clients qui le remplisse, en notamment cochant la case pour s’inscrire à votre newsletter et en vous donnant des informations précieuses

Voici un exemple (Pour vous donner des idées) :

formulaire d'information voyage tourisme

Update 1.8 – du 31 octobre

 

update1

Voici les modifications et les nouveautés 

TEMPLATE EDITOR

[nouveau] choix des couleurs
 
    • il est possible de choisir les couleurs des sous-programmes par template
    • couleurs par défaut :
       

 

 

TRIP BUILDER

[nouveau] choix des couleurs

 
  • popup de création de circuit: choix du template+montre les couleurs associées. Par défaut: le template du client est mis, mais il est modifiable.
     
 
  • Ces couleurs suivent le circuit de la création au template.
     
[correction] Trip Builder – onglet PRINT&CHECK
 
  • il existait un bug aléatoire, touchant certains utilisateurs qui bloquait le Trip Builder au moment d’ouvrir le devis. Ce bug a enfin été trouvé et réglé
     

[nouveau] cout extra circuit

 
  • écran Trip Builder onglet Quotation: il est possible de maintenant appliquer un cout extra à tous les setgroups d’un circuit. Dans le dialogue de cout extra, il suffit de choisir l’option “apply to all”.

[nouveau] quantité produit

 
  • écran Product onglet Cost: champ “qty->day”
     
  • écran Trip Builder onglet Quotation: si le champ “qty->day” du produit est coché, alors le calcul considère la quantité comme un nombre de jours. Choix fait, histoire de pas y passer des heures:
    • Si le produit traverse une même saison: aucun changement
    • Si le produit traverse 2 saisons
Cout = CoutSaisonA * QtéSaisonA + CoutSaisonB * QtéSaisonB
  • Si le produit traverse plusieurs saisons
Cout = CoutDerniereSaison * QtéDerniereSaison + CoutPremiereSaison * QtéRestante
 
Si la dernière solution n’est pas correcte, on peut l’améliorer, il faut aller chercher les quantités exactes pour chaque saison intermédiraire, demandant un effort de calcul supplémentaire.
 

ADMIN

  • écran Admin: possibilité d’ajouter des tags pour les groupes
 
GROUPES
 
  • écran Groupes: la grille des langages parlés a été remplacée par les tags du groupe.
[modification] référence facture
 
  • écran Groupes: création d’un groupe par le bouton +: le champ année est initialisé a l’année en cours.
     
  • écran Groupes: création d’un groupe, que ce soit par le bouton + ou par la confirmation de Sales&Marketing: invoice_ref = YYYY-0000
    • YYYY champ année du groupe
    • XXXX numérotation incrémentale (recherche tous les groupes ayant un invoice_ref commençant par la meme année et fait +1)
note: si l’année d’un groupe est modifié a l’écran, l’invoice ref n’est pas touché. Merci de me préciser si c’est correct ou pas.
 
  • [nouveau] ordre des individus
  1. group_individual.prefered_rooming_id … name ASC
  2. individual.lastname ASC
  3. individual.firstname ASC

Créer un avoir

truc&astuce13

 

CREER UN AVOIR (crédit)

 

Voici la marche à suivre pour créer un avoir pour un client

1 – Aller sur le client (agences de voyage) sur lequel vous souhaitez faire un avoir

2 – Aller sur l’onglet Finance

3 – Aller sur la partie au milieu de l’escarre intitulé Crédits / Dettes

4 – Ajouter une ligne (un avoir) en remplissant toutes les cases afin de laisser une trace de tout (montant et pourquoi il y a eu un avoir)

5 – Imprimer l’avoir en cliquant sur l’imprimante :

 

Créer un avoir

 

6 – Une fenêtre pop-up s’ouvre, vous devez choisir le modèle que vous souhaitez utiliser ainsi que la langue dans laquelle vous souhaitez votre avoir.

Puis cliquez sur l’imprimante pour faire apparaitre votre avoir :

 

pop up

7 – Vous aurez la possibilité de sauvegarder le document pour l’envoyer à votre client au format pdf :

 

Avoir terminé

Actualisation carnet de voyage / Update Travel book

travel-books-blog

 

Voici les nouveautés pour le carnet de voyage (travel book) :

– Possibilité de sauvegarder le carnet de voyage et de le re-modifier une fois sauvegardé.

– Possibilité de faire apparaitre les différents sous-programmes (sub-group) soit de manière chronologique (fusioné) soit l’un en dessous de l’autre (séparé)

– Une nouvelle présentation des services et des hôtels

 

Allez, on rentre dans le détail ci-dessous :

Ecran GROUPES

 

  • les documents TRAVELBOOK apparaîsssent dans l’onglet général, en dessous des factures :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_16_42_45

Print out TRAVELBOOK

 

  • Important: les hotels sont maintenant détectés via le tag “hotel” du produit de référence, et non plus par la catégorie du service.
  • Choix entre sous-programmes séparés (fonctionnement actuel) ou bien fusionnés et  ordonnés de manière chronologique. Utile pour les extensions “hotel sup”, “vol aller”, … Lorsque les sous-groupes sont fusionnés, des couleurs peuvent être assignées : A paramétrer dans le Template Editor.

Capture_d’écran_2015-03-20_à_16_49_34

 

 

  • Le carnet de voyage est sauvegardable et éditable (accès au document éditable depuis l’écran Groupe) :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_16_57_46

 

 

  • les champs dynamiques des groupes apparaissent
  • nouvelle action “envoyer email” aux passager “leader” du groupe et aux contacts par défaut du client :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_16_58_07

 

 

  • nouvelle présentation des services : police (font) améliorée, du gras (bold) sur uniquement le nom du service et son fournisseur et plus sur les statuts de paiement et de réservations, meilleure lecture, aération des items :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_01_23

 

 

  • nouvelle présentation des hôtels : url de l’hotel en hyperlink, aération, sauts de ligne….bref, c’est mieux :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_03_38

 

  • section fournisseur: le contact (nom, mail, tel) est choisi dans l’ordre suivant :
    • contact avec le job “booking”
    • contact par défaut
    • si aucun des deux premiers est trouvé, alors Toogo fera apparaitre le premier contact trouvé.

 

Ecran ÉDITEUR DE DOCUMENTS (Template Editor)

 

  • couleur modifiale pour les cadres des services, hotels, options :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_07_44

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_09_50

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_10_21

Ventes et Marketing / Sales and Marketing

sales & marketing

[nouveau] ajout de sous-groupes dans un groupe déjà existant

Lorsque vous souhaitez ajouter un nouveau sous-groupe à un groupe déjà existant, il suffit de confirmer un projet de vente et d’indiquer dans le dialogue de confirmation le nom correct du groupe. En appuyant sur “confirmer”, le système indique que le groupe existe déjà, mais apparait alors un checkbox pour indiquer qu’il faut rajouter le projet au groupe existant. Le groupe existant sera alors modifié.

 

confirmation

Présentation écrans / Screens presentation

presentation-screen-28638256

 

  • Tous les écrans ont été retouché pour intégrer une barre de menu en haut. Cette barre inclue toujours :
    • le nom de l’écran
    • un lien vers le DESK
    • des liens vers d’autres écrans (si applicable, seul l’écran logistique a cette fonction pour l’instant)
    • A terme, les onglets apparaitront dans cette barre, pour permettre de simplifier et aléger les écrans

 

Capture_d’écran_2015-03-10_à_18_18_11

Agence de voyage / travel agencies

truc&astuce12

[nouveau] nouvel outil de recherche avancée

permet de rechercher par :

  • code
  • nom
  • catégorie
  • priorité
  • nationalité
  • responsable client
  • créateur
  • tags
  • centres financier

[modif] copie de client

actif seulement si un client est sélectionné

[modif] système d’envoi d’email

  • amélioré, par défaut les contacts avec le poste Vente (sales) ou qui sont indiqués par défaut sont sélectionnés. Le poste concerné est indiqué dans l’écran ADMIN:

Sin título

  • fonctionne pour une ou plusieurs agences sélectionnées
  • il peut y avoir plusieurs contacts par défaut
  • les emails peuvent être répétés entre différentes agences; au moment d’ouvrir l’email les adresses emails sont vérifíés et les doublons retirés

[bug] onglet info

  • la fonction INIT CAT prend en compte le modèle de facture de la catégorie de l’agence, qui se trouve dans l’onglet finances

[bug] onglet contact

  • possible de faire ctrl+c / ctrl+v dans les colonnes tel et cel.

[modif+bug] onglet finances

  • export CSV au lieu de XLS
  • table de crédit: la colonne groupe se limite aux groupes du client

Base de données : nouveau champ « pays »

truc&astuce13

 

Dans votre base de données, il y a désormais un nouveau champ « pays » (country) pour les circuits (invisible) et les groupes (dans l’écran groupe).

    • un circuit a son pays défini par la région du premier produit du circuit, ou bien le premier lieu (place) rencontré.
    • un groupe hérite le pays du circuit lors de la confirmation.

Dans l’écran Groupes, le champ « pays » est visible ici :

Capture_d’écran_2015-03-04_à_16_58_03

Retoucher vos pdf

pdf escape

 

Vous avez des sorties en pdf que vous souhaitez retoucher à la main ? Pratique pour vos devis, carnet de voyage, export cout vs prix …etc

Voici un outil que nous vous recommandons : http://www.pdfescape.com/open/

Tout se fait online, pas d’installation ou de téléchargement nécessaires et accepte tous les navigateurs.

Capture d’écran 2015-02-18 à 13.14.19

Update 19 – du 11 février

update3

 

Dans cette mise à jour, vous retrouverez des nouveautés et des modifications concernant :

Template editor – Logistique – Formulaire d’informations – Trip builder (conception circuits) – Finances – Sales & Marketing – Paramètres

 

EXPORT INDIVIDUS

  • modification de l’export d’individus (depuis Admin/Outils Export data) :

Capture d’écran 2015-02-10 à 19.30.12

 

TEMPLATE EDITOR

  • nouveau rajout d’un bouton SAVE lors de l’édition des notes, pour pouvoir sauvegarder les modifications

LOGISTIQUE

[modification] Bank payment
  • modification ajout du code, de l’identité et du groupe du service, dans le détail des paiements par banque :

Capture_d’écran_2015-02-10_à_19_37_07

[nouveau] Dialogue envoi email resa et paiement en pdf
  • nouveau bouton pour imprimer directement le PDF de l’email qui apparait dans le dialogue. Plus besoin de passer par la génération de la résa et du paiement, de remodifier le document avant de l’imprimer en PDF.

Capture_d’écran_2015-02-10_à_19_42_48

FORMULAIRE D’INFORMATIONS

  • nouveau montre le prix de tous les sous-groupes

Capture_d’écran_2015-02-10_à_19_48_27

  • nouveau plus d’éléments peuvent être remplis par le client (genre, vols, type,)

Capture_d’écran_2015-02-10_à_19_51_08

  • nombreux bugs d’affichage résolus

TRIP BUILDER

  • correction: la copie d’un circuit inclue les traductions et les tags du circuit d’origine. Également, les rangs de pax et prix sont conservés si la date est modifiée. Si le nombre de dates du circuit d’origne diffère de la copie, les prix du circuit devront nécessairement être réinitialisés.

  • correction de bugs dans l’onglet DEVIS (bouton INIT et coût extra, markup et marge calculée dans la grille de rangs de pax, …)

  • correction de bugs dans l’affichage du détail d’un produit

  • modification: simplification du dialogue “sell to a prospect” (également disponible lors de la génération du devis). Le dialogue demande également la date de début du circuit qui sera utilisée

Capture d’écran 2015-02-10 à 20.00.17

  • améliorations du coté base de données lors de la création d’une marge éditable

FINANCES

  • consolidation de dépenses: possibilité de garder l’information de groupe. Nécessite de garder le lien avec un des services liés aux dépenses.
  • consolidation de dépenses: le champ “bordereau” est sauvegardé.
  • consolidation de dépenses: les services peuvent avoir un fournisseur différent
  • onglet de stats: les stats par mois, par agence de voyage, par fournisseur ont été approfondies et sont plus détaillées.

Capture_d’écran_2015-02-10_à_20_02_18

  • onglet timeview revu, plusieurs bugs corrigés.
  • onglet timeview: fonctionne maintenant par année fiscale (choix du mois possible) et non plus civile. Il est donc possible de choisir le mois désormais.

SALES & MARKETING

  • lors de la confirmation d’un projet de vente, il est possible de modifier le nom du groupe qui va être créé. Par défaut il s’agit du nom du prospect.

Capture_d’écran_2015-02-10_à_20_04_57

  • lors de la confirmation d’un projet de vente, le circuit utilisé passe en mode “lecture seule” dans le Constructeur de Circuits

PARAMETRES

Geographie

  • bugs corrigés

  • possible d’indiquer la latitude et longitude d’un lieu manuellement, dans le cadre en bas a gauche de la carte

Employés

  • nouveau ajout d’un champ “commentaires” pour l’employé

  • nouveau grille de vacances: valeur négative autorisée pour la colonne “nb de jours”

Capture_d’écran_2015-02-10_à_20_07_04

  • nouveau grille de vacances: possibilité de sélectionner plusieurs lignes et d’obtenir le total de vacances correspondant

Capture_d’écran_2015-02-10_à_20_08_12

  • nouveau bouton Schedule Holidays. C’est un calendrier avec l’ensemble des vacances des employé, chacun indiqué avec sa couleur correspondante

Formulaire information – Formulario información – Information form

truc&astuce1

 

FORMULAIRE D’INFORMATION

Il s’agit d’une fonction très importante et particulièrement efficace pour vous faire gagner en productivité.

 

Comment le générer :

depuis Groupes, cliquez sur un groupe puis ouvrez le menu contextuel (bouton droite de la souris) puis soit :

– envoyer formulaire d’information du groupe : si vous souhaitez générer le formulaire pour tous les participants au voyage (un seul formulaire envoyé au leader du groupe).

– envoyer formulaire d’information individuels : si vous souhaitez générer le formulaire pour chacun des participants au voyage (le systeme vous demandera alors a quel individu vous souhaitez l’envoyer.

S’il y a trop d’informations (peu pertinentes ou que vous ne souhaitez pas montrer), pensez à aller désactiver ces champs depuis le Template editor (éditeur de documents), il s’agit du dernier onglet.

 

Avantages :

1 – Ce formulaire fait gagner beaucoup de temps à vos différents pôles : commercial et resa/opérations.

Ce sont vos clients qui le remplissent, tout se met à jour dans Toogo une fois que le client a cliqué sur le bouton orange « envoyer le formulaire ».

Vous n’avez plus qu’à aller vous faire un café et tout se mettra à jour dans groupe (onglet sous-groupes, sur l’oeil) c’est-à-dire ici :

 

Capture_d’écran_2015-01-28_à_17_09_40

 

Bien sur vous l’envoyez uniquement à vos clients avec lesquels vous correspondez en direct c’est-à-dire vos clients web.

Les intermédiaires (To ou agences) ne souhaiteront pas consacrer du temps à remplir votre formulaire car beaucoup d’informations vous ont déjà été transmises lors du premier mail par exemple.

 

2 – Vous le savez, en faisant des copier / collers depuis votre outil avec lequel vous sollicitez les informations indispensables pour faire les réservations (fichier excel, word, pdf) vers toogo (onglet groupe), vous n’êtes pas à l’abris d’une erreur de doigt ou une erreur humaine (étourderie).

Donc si ce sont les clients finaux qui le remplissent, vous n’êtes pas responsable de l’information qu’ils vous transmettent. En gros, s’il y a une erreur dans le nom de famille pour acheter un billet de train ou d’avion, il en va de la responsabilité du client, c’est lui qui vous a transmise l’info.

 

3 – Il est possible de personnaliser votre formulaire d’informations en rajoutant des champs personnalisés, comme par exemple :

  • pratique alimentaire
  • pourquoi ont-ils choisi votre agence ?

Pour cela, aller dans Paramètres/champs personnalisés/individual puis vous créez des nouveaux champs, comme ci dessous :

Capture_d’écran_2015-01-28_à_17_26_56

 

4 – Certains parmi vous font trop de volume pour ne pas utiliser le formulaire d’informations Toogo… les outils comme Excel ou Word sont dépassés, laissez-les à votre concurrence.

 

5 – De plus, que faites vous de ces fichiers Excel, Word, Pdf ? Vous les sauvegardez sur votre ordinateur, n’est ce pas ? sur vos mails ?

Tout ceci prend de la place, du volume, des procédures…etc etc.

 

6 – Et enfin, le plus gros avantage de cette fonction est qu’il vous permet de constituer un réel fichier client. Ce sont vos clients qui le remplisse, en notamment cochant la case pour s’inscrire à votre newsletter et en vous donnant des informations précieuses

Voici un exemple (Pour vous donner des idées) :

formulaire d'information voyage tourisme

Update 1.8 – du 31 octobre

 

update1

Voici les modifications et les nouveautés 

TEMPLATE EDITOR

[nouveau] choix des couleurs
 
    • il est possible de choisir les couleurs des sous-programmes par template
    • couleurs par défaut :
       

 

 

TRIP BUILDER

[nouveau] choix des couleurs

 
  • popup de création de circuit: choix du template+montre les couleurs associées. Par défaut: le template du client est mis, mais il est modifiable.
     
 
  • Ces couleurs suivent le circuit de la création au template.
     
[correction] Trip Builder – onglet PRINT&CHECK
 
  • il existait un bug aléatoire, touchant certains utilisateurs qui bloquait le Trip Builder au moment d’ouvrir le devis. Ce bug a enfin été trouvé et réglé
     

[nouveau] cout extra circuit

 
  • écran Trip Builder onglet Quotation: il est possible de maintenant appliquer un cout extra à tous les setgroups d’un circuit. Dans le dialogue de cout extra, il suffit de choisir l’option “apply to all”.

[nouveau] quantité produit

 
  • écran Product onglet Cost: champ “qty->day”
     
  • écran Trip Builder onglet Quotation: si le champ “qty->day” du produit est coché, alors le calcul considère la quantité comme un nombre de jours. Choix fait, histoire de pas y passer des heures:
    • Si le produit traverse une même saison: aucun changement
    • Si le produit traverse 2 saisons
Cout = CoutSaisonA * QtéSaisonA + CoutSaisonB * QtéSaisonB
  • Si le produit traverse plusieurs saisons
Cout = CoutDerniereSaison * QtéDerniereSaison + CoutPremiereSaison * QtéRestante
 
Si la dernière solution n’est pas correcte, on peut l’améliorer, il faut aller chercher les quantités exactes pour chaque saison intermédiraire, demandant un effort de calcul supplémentaire.
 

ADMIN

  • écran Admin: possibilité d’ajouter des tags pour les groupes
 
GROUPES
 
  • écran Groupes: la grille des langages parlés a été remplacée par les tags du groupe.
[modification] référence facture
 
  • écran Groupes: création d’un groupe par le bouton +: le champ année est initialisé a l’année en cours.
     
  • écran Groupes: création d’un groupe, que ce soit par le bouton + ou par la confirmation de Sales&Marketing: invoice_ref = YYYY-0000
    • YYYY champ année du groupe
    • XXXX numérotation incrémentale (recherche tous les groupes ayant un invoice_ref commençant par la meme année et fait +1)
note: si l’année d’un groupe est modifié a l’écran, l’invoice ref n’est pas touché. Merci de me préciser si c’est correct ou pas.
 
  • [nouveau] ordre des individus
  1. group_individual.prefered_rooming_id … name ASC
  2. individual.lastname ASC
  3. individual.firstname ASC

Créer un avoir

truc&astuce13

 

CREER UN AVOIR (crédit)

 

Voici la marche à suivre pour créer un avoir pour un client

1 – Aller sur le client (agences de voyage) sur lequel vous souhaitez faire un avoir

2 – Aller sur l’onglet Finance

3 – Aller sur la partie au milieu de l’escarre intitulé Crédits / Dettes

4 – Ajouter une ligne (un avoir) en remplissant toutes les cases afin de laisser une trace de tout (montant et pourquoi il y a eu un avoir)

5 – Imprimer l’avoir en cliquant sur l’imprimante :

 

Créer un avoir

 

6 – Une fenêtre pop-up s’ouvre, vous devez choisir le modèle que vous souhaitez utiliser ainsi que la langue dans laquelle vous souhaitez votre avoir.

Puis cliquez sur l’imprimante pour faire apparaitre votre avoir :

 

pop up

7 – Vous aurez la possibilité de sauvegarder le document pour l’envoyer à votre client au format pdf :

 

Avoir terminé

Actualisation carnet de voyage / Update Travel book

travel-books-blog

 

Voici les nouveautés pour le carnet de voyage (travel book) :

– Possibilité de sauvegarder le carnet de voyage et de le re-modifier une fois sauvegardé.

– Possibilité de faire apparaitre les différents sous-programmes (sub-group) soit de manière chronologique (fusioné) soit l’un en dessous de l’autre (séparé)

– Une nouvelle présentation des services et des hôtels

 

Allez, on rentre dans le détail ci-dessous :

Ecran GROUPES

 

  • les documents TRAVELBOOK apparaîsssent dans l’onglet général, en dessous des factures :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_16_42_45

Print out TRAVELBOOK

 

  • Important: les hotels sont maintenant détectés via le tag “hotel” du produit de référence, et non plus par la catégorie du service.
  • Choix entre sous-programmes séparés (fonctionnement actuel) ou bien fusionnés et  ordonnés de manière chronologique. Utile pour les extensions “hotel sup”, “vol aller”, … Lorsque les sous-groupes sont fusionnés, des couleurs peuvent être assignées : A paramétrer dans le Template Editor.

Capture_d’écran_2015-03-20_à_16_49_34

 

 

  • Le carnet de voyage est sauvegardable et éditable (accès au document éditable depuis l’écran Groupe) :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_16_57_46

 

 

  • les champs dynamiques des groupes apparaissent
  • nouvelle action “envoyer email” aux passager “leader” du groupe et aux contacts par défaut du client :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_16_58_07

 

 

  • nouvelle présentation des services : police (font) améliorée, du gras (bold) sur uniquement le nom du service et son fournisseur et plus sur les statuts de paiement et de réservations, meilleure lecture, aération des items :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_01_23

 

 

  • nouvelle présentation des hôtels : url de l’hotel en hyperlink, aération, sauts de ligne….bref, c’est mieux :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_03_38

 

  • section fournisseur: le contact (nom, mail, tel) est choisi dans l’ordre suivant :
    • contact avec le job “booking”
    • contact par défaut
    • si aucun des deux premiers est trouvé, alors Toogo fera apparaitre le premier contact trouvé.

 

Ecran ÉDITEUR DE DOCUMENTS (Template Editor)

 

  • couleur modifiale pour les cadres des services, hotels, options :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_07_44

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_09_50

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_10_21

Ventes et Marketing / Sales and Marketing

sales & marketing

[nouveau] ajout de sous-groupes dans un groupe déjà existant

Lorsque vous souhaitez ajouter un nouveau sous-groupe à un groupe déjà existant, il suffit de confirmer un projet de vente et d’indiquer dans le dialogue de confirmation le nom correct du groupe. En appuyant sur “confirmer”, le système indique que le groupe existe déjà, mais apparait alors un checkbox pour indiquer qu’il faut rajouter le projet au groupe existant. Le groupe existant sera alors modifié.

 

confirmation

Présentation écrans / Screens presentation

presentation-screen-28638256

 

  • Tous les écrans ont été retouché pour intégrer une barre de menu en haut. Cette barre inclue toujours :
    • le nom de l’écran
    • un lien vers le DESK
    • des liens vers d’autres écrans (si applicable, seul l’écran logistique a cette fonction pour l’instant)
    • A terme, les onglets apparaitront dans cette barre, pour permettre de simplifier et aléger les écrans

 

Capture_d’écran_2015-03-10_à_18_18_11

Agence de voyage / travel agencies

truc&astuce12

[nouveau] nouvel outil de recherche avancée

permet de rechercher par :

  • code
  • nom
  • catégorie
  • priorité
  • nationalité
  • responsable client
  • créateur
  • tags
  • centres financier

[modif] copie de client

actif seulement si un client est sélectionné

[modif] système d’envoi d’email

  • amélioré, par défaut les contacts avec le poste Vente (sales) ou qui sont indiqués par défaut sont sélectionnés. Le poste concerné est indiqué dans l’écran ADMIN:

Sin título

  • fonctionne pour une ou plusieurs agences sélectionnées
  • il peut y avoir plusieurs contacts par défaut
  • les emails peuvent être répétés entre différentes agences; au moment d’ouvrir l’email les adresses emails sont vérifíés et les doublons retirés

[bug] onglet info

  • la fonction INIT CAT prend en compte le modèle de facture de la catégorie de l’agence, qui se trouve dans l’onglet finances

[bug] onglet contact

  • possible de faire ctrl+c / ctrl+v dans les colonnes tel et cel.

[modif+bug] onglet finances

  • export CSV au lieu de XLS
  • table de crédit: la colonne groupe se limite aux groupes du client

Base de données : nouveau champ « pays »

truc&astuce13

 

Dans votre base de données, il y a désormais un nouveau champ « pays » (country) pour les circuits (invisible) et les groupes (dans l’écran groupe).

    • un circuit a son pays défini par la région du premier produit du circuit, ou bien le premier lieu (place) rencontré.
    • un groupe hérite le pays du circuit lors de la confirmation.

Dans l’écran Groupes, le champ « pays » est visible ici :

Capture_d’écran_2015-03-04_à_16_58_03

Retoucher vos pdf

pdf escape

 

Vous avez des sorties en pdf que vous souhaitez retoucher à la main ? Pratique pour vos devis, carnet de voyage, export cout vs prix …etc

Voici un outil que nous vous recommandons : http://www.pdfescape.com/open/

Tout se fait online, pas d’installation ou de téléchargement nécessaires et accepte tous les navigateurs.

Capture d’écran 2015-02-18 à 13.14.19

Update 19 – du 11 février

update3

 

Dans cette mise à jour, vous retrouverez des nouveautés et des modifications concernant :

Template editor – Logistique – Formulaire d’informations – Trip builder (conception circuits) – Finances – Sales & Marketing – Paramètres

 

EXPORT INDIVIDUS

  • modification de l’export d’individus (depuis Admin/Outils Export data) :

Capture d’écran 2015-02-10 à 19.30.12

 

TEMPLATE EDITOR

  • nouveau rajout d’un bouton SAVE lors de l’édition des notes, pour pouvoir sauvegarder les modifications

LOGISTIQUE

[modification] Bank payment
  • modification ajout du code, de l’identité et du groupe du service, dans le détail des paiements par banque :

Capture_d’écran_2015-02-10_à_19_37_07

[nouveau] Dialogue envoi email resa et paiement en pdf
  • nouveau bouton pour imprimer directement le PDF de l’email qui apparait dans le dialogue. Plus besoin de passer par la génération de la résa et du paiement, de remodifier le document avant de l’imprimer en PDF.

Capture_d’écran_2015-02-10_à_19_42_48

FORMULAIRE D’INFORMATIONS

  • nouveau montre le prix de tous les sous-groupes

Capture_d’écran_2015-02-10_à_19_48_27

  • nouveau plus d’éléments peuvent être remplis par le client (genre, vols, type,)

Capture_d’écran_2015-02-10_à_19_51_08

  • nombreux bugs d’affichage résolus

TRIP BUILDER

  • correction: la copie d’un circuit inclue les traductions et les tags du circuit d’origine. Également, les rangs de pax et prix sont conservés si la date est modifiée. Si le nombre de dates du circuit d’origne diffère de la copie, les prix du circuit devront nécessairement être réinitialisés.

  • correction de bugs dans l’onglet DEVIS (bouton INIT et coût extra, markup et marge calculée dans la grille de rangs de pax, …)

  • correction de bugs dans l’affichage du détail d’un produit

  • modification: simplification du dialogue “sell to a prospect” (également disponible lors de la génération du devis). Le dialogue demande également la date de début du circuit qui sera utilisée

Capture d’écran 2015-02-10 à 20.00.17

  • améliorations du coté base de données lors de la création d’une marge éditable

FINANCES

  • consolidation de dépenses: possibilité de garder l’information de groupe. Nécessite de garder le lien avec un des services liés aux dépenses.
  • consolidation de dépenses: le champ “bordereau” est sauvegardé.
  • consolidation de dépenses: les services peuvent avoir un fournisseur différent
  • onglet de stats: les stats par mois, par agence de voyage, par fournisseur ont été approfondies et sont plus détaillées.

Capture_d’écran_2015-02-10_à_20_02_18

  • onglet timeview revu, plusieurs bugs corrigés.
  • onglet timeview: fonctionne maintenant par année fiscale (choix du mois possible) et non plus civile. Il est donc possible de choisir le mois désormais.

SALES & MARKETING

  • lors de la confirmation d’un projet de vente, il est possible de modifier le nom du groupe qui va être créé. Par défaut il s’agit du nom du prospect.

Capture_d’écran_2015-02-10_à_20_04_57

  • lors de la confirmation d’un projet de vente, le circuit utilisé passe en mode “lecture seule” dans le Constructeur de Circuits

PARAMETRES

Geographie

  • bugs corrigés

  • possible d’indiquer la latitude et longitude d’un lieu manuellement, dans le cadre en bas a gauche de la carte

Employés

  • nouveau ajout d’un champ “commentaires” pour l’employé

  • nouveau grille de vacances: valeur négative autorisée pour la colonne “nb de jours”

Capture_d’écran_2015-02-10_à_20_07_04

  • nouveau grille de vacances: possibilité de sélectionner plusieurs lignes et d’obtenir le total de vacances correspondant

Capture_d’écran_2015-02-10_à_20_08_12

  • nouveau bouton Schedule Holidays. C’est un calendrier avec l’ensemble des vacances des employé, chacun indiqué avec sa couleur correspondante

Formulaire information – Formulario información – Information form

truc&astuce1

 

FORMULAIRE D’INFORMATION

Il s’agit d’une fonction très importante et particulièrement efficace pour vous faire gagner en productivité.

 

Comment le générer :

depuis Groupes, cliquez sur un groupe puis ouvrez le menu contextuel (bouton droite de la souris) puis soit :

– envoyer formulaire d’information du groupe : si vous souhaitez générer le formulaire pour tous les participants au voyage (un seul formulaire envoyé au leader du groupe).

– envoyer formulaire d’information individuels : si vous souhaitez générer le formulaire pour chacun des participants au voyage (le systeme vous demandera alors a quel individu vous souhaitez l’envoyer.

S’il y a trop d’informations (peu pertinentes ou que vous ne souhaitez pas montrer), pensez à aller désactiver ces champs depuis le Template editor (éditeur de documents), il s’agit du dernier onglet.

 

Avantages :

1 – Ce formulaire fait gagner beaucoup de temps à vos différents pôles : commercial et resa/opérations.

Ce sont vos clients qui le remplissent, tout se met à jour dans Toogo une fois que le client a cliqué sur le bouton orange « envoyer le formulaire ».

Vous n’avez plus qu’à aller vous faire un café et tout se mettra à jour dans groupe (onglet sous-groupes, sur l’oeil) c’est-à-dire ici :

 

Capture_d’écran_2015-01-28_à_17_09_40

 

Bien sur vous l’envoyez uniquement à vos clients avec lesquels vous correspondez en direct c’est-à-dire vos clients web.

Les intermédiaires (To ou agences) ne souhaiteront pas consacrer du temps à remplir votre formulaire car beaucoup d’informations vous ont déjà été transmises lors du premier mail par exemple.

 

2 – Vous le savez, en faisant des copier / collers depuis votre outil avec lequel vous sollicitez les informations indispensables pour faire les réservations (fichier excel, word, pdf) vers toogo (onglet groupe), vous n’êtes pas à l’abris d’une erreur de doigt ou une erreur humaine (étourderie).

Donc si ce sont les clients finaux qui le remplissent, vous n’êtes pas responsable de l’information qu’ils vous transmettent. En gros, s’il y a une erreur dans le nom de famille pour acheter un billet de train ou d’avion, il en va de la responsabilité du client, c’est lui qui vous a transmise l’info.

 

3 – Il est possible de personnaliser votre formulaire d’informations en rajoutant des champs personnalisés, comme par exemple :

  • pratique alimentaire
  • pourquoi ont-ils choisi votre agence ?

Pour cela, aller dans Paramètres/champs personnalisés/individual puis vous créez des nouveaux champs, comme ci dessous :

Capture_d’écran_2015-01-28_à_17_26_56

 

4 – Certains parmi vous font trop de volume pour ne pas utiliser le formulaire d’informations Toogo… les outils comme Excel ou Word sont dépassés, laissez-les à votre concurrence.

 

5 – De plus, que faites vous de ces fichiers Excel, Word, Pdf ? Vous les sauvegardez sur votre ordinateur, n’est ce pas ? sur vos mails ?

Tout ceci prend de la place, du volume, des procédures…etc etc.

 

6 – Et enfin, le plus gros avantage de cette fonction est qu’il vous permet de constituer un réel fichier client. Ce sont vos clients qui le remplisse, en notamment cochant la case pour s’inscrire à votre newsletter et en vous donnant des informations précieuses

Voici un exemple (Pour vous donner des idées) :

formulaire d'information voyage tourisme

Update 1.8 – du 31 octobre

 

update1

Voici les modifications et les nouveautés 

TEMPLATE EDITOR

[nouveau] choix des couleurs
 
    • il est possible de choisir les couleurs des sous-programmes par template
    • couleurs par défaut :
       

 

 

TRIP BUILDER

[nouveau] choix des couleurs

 
  • popup de création de circuit: choix du template+montre les couleurs associées. Par défaut: le template du client est mis, mais il est modifiable.
     
 
  • Ces couleurs suivent le circuit de la création au template.
     
[correction] Trip Builder – onglet PRINT&CHECK
 
  • il existait un bug aléatoire, touchant certains utilisateurs qui bloquait le Trip Builder au moment d’ouvrir le devis. Ce bug a enfin été trouvé et réglé
     

[nouveau] cout extra circuit

 
  • écran Trip Builder onglet Quotation: il est possible de maintenant appliquer un cout extra à tous les setgroups d’un circuit. Dans le dialogue de cout extra, il suffit de choisir l’option “apply to all”.

[nouveau] quantité produit

 
  • écran Product onglet Cost: champ “qty->day”
     
  • écran Trip Builder onglet Quotation: si le champ “qty->day” du produit est coché, alors le calcul considère la quantité comme un nombre de jours. Choix fait, histoire de pas y passer des heures:
    • Si le produit traverse une même saison: aucun changement
    • Si le produit traverse 2 saisons
Cout = CoutSaisonA * QtéSaisonA + CoutSaisonB * QtéSaisonB
  • Si le produit traverse plusieurs saisons
Cout = CoutDerniereSaison * QtéDerniereSaison + CoutPremiereSaison * QtéRestante
 
Si la dernière solution n’est pas correcte, on peut l’améliorer, il faut aller chercher les quantités exactes pour chaque saison intermédiraire, demandant un effort de calcul supplémentaire.
 

ADMIN

  • écran Admin: possibilité d’ajouter des tags pour les groupes
 
GROUPES
 
  • écran Groupes: la grille des langages parlés a été remplacée par les tags du groupe.
[modification] référence facture
 
  • écran Groupes: création d’un groupe par le bouton +: le champ année est initialisé a l’année en cours.
     
  • écran Groupes: création d’un groupe, que ce soit par le bouton + ou par la confirmation de Sales&Marketing: invoice_ref = YYYY-0000
    • YYYY champ année du groupe
    • XXXX numérotation incrémentale (recherche tous les groupes ayant un invoice_ref commençant par la meme année et fait +1)
note: si l’année d’un groupe est modifié a l’écran, l’invoice ref n’est pas touché. Merci de me préciser si c’est correct ou pas.
 
  • [nouveau] ordre des individus
  1. group_individual.prefered_rooming_id … name ASC
  2. individual.lastname ASC
  3. individual.firstname ASC

Créer un avoir

truc&astuce13

 

CREER UN AVOIR (crédit)

 

Voici la marche à suivre pour créer un avoir pour un client

1 – Aller sur le client (agences de voyage) sur lequel vous souhaitez faire un avoir

2 – Aller sur l’onglet Finance

3 – Aller sur la partie au milieu de l’escarre intitulé Crédits / Dettes

4 – Ajouter une ligne (un avoir) en remplissant toutes les cases afin de laisser une trace de tout (montant et pourquoi il y a eu un avoir)

5 – Imprimer l’avoir en cliquant sur l’imprimante :

 

Créer un avoir

 

6 – Une fenêtre pop-up s’ouvre, vous devez choisir le modèle que vous souhaitez utiliser ainsi que la langue dans laquelle vous souhaitez votre avoir.

Puis cliquez sur l’imprimante pour faire apparaitre votre avoir :

 

pop up

7 – Vous aurez la possibilité de sauvegarder le document pour l’envoyer à votre client au format pdf :

 

Avoir terminé

Actualisation carnet de voyage / Update Travel book

travel-books-blog

 

Voici les nouveautés pour le carnet de voyage (travel book) :

– Possibilité de sauvegarder le carnet de voyage et de le re-modifier une fois sauvegardé.

– Possibilité de faire apparaitre les différents sous-programmes (sub-group) soit de manière chronologique (fusioné) soit l’un en dessous de l’autre (séparé)

– Une nouvelle présentation des services et des hôtels

 

Allez, on rentre dans le détail ci-dessous :

Ecran GROUPES

 

  • les documents TRAVELBOOK apparaîsssent dans l’onglet général, en dessous des factures :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_16_42_45

Print out TRAVELBOOK

 

  • Important: les hotels sont maintenant détectés via le tag “hotel” du produit de référence, et non plus par la catégorie du service.
  • Choix entre sous-programmes séparés (fonctionnement actuel) ou bien fusionnés et  ordonnés de manière chronologique. Utile pour les extensions “hotel sup”, “vol aller”, … Lorsque les sous-groupes sont fusionnés, des couleurs peuvent être assignées : A paramétrer dans le Template Editor.

Capture_d’écran_2015-03-20_à_16_49_34

 

 

  • Le carnet de voyage est sauvegardable et éditable (accès au document éditable depuis l’écran Groupe) :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_16_57_46

 

 

  • les champs dynamiques des groupes apparaissent
  • nouvelle action “envoyer email” aux passager “leader” du groupe et aux contacts par défaut du client :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_16_58_07

 

 

  • nouvelle présentation des services : police (font) améliorée, du gras (bold) sur uniquement le nom du service et son fournisseur et plus sur les statuts de paiement et de réservations, meilleure lecture, aération des items :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_01_23

 

 

  • nouvelle présentation des hôtels : url de l’hotel en hyperlink, aération, sauts de ligne….bref, c’est mieux :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_03_38

 

  • section fournisseur: le contact (nom, mail, tel) est choisi dans l’ordre suivant :
    • contact avec le job “booking”
    • contact par défaut
    • si aucun des deux premiers est trouvé, alors Toogo fera apparaitre le premier contact trouvé.

 

Ecran ÉDITEUR DE DOCUMENTS (Template Editor)

 

  • couleur modifiale pour les cadres des services, hotels, options :

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_07_44

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_09_50

Capture_d’écran_2015-03-20_à_17_10_21

Ventes et Marketing / Sales and Marketing

sales & marketing

[nouveau] ajout de sous-groupes dans un groupe déjà existant

Lorsque vous souhaitez ajouter un nouveau sous-groupe à un groupe déjà existant, il suffit de confirmer un projet de vente et d’indiquer dans le dialogue de confirmation le nom correct du groupe. En appuyant sur “confirmer”, le système indique que le groupe existe déjà, mais apparait alors un checkbox pour indiquer qu’il faut rajouter le projet au groupe existant. Le groupe existant sera alors modifié.

 

confirmation

Présentation écrans / Screens presentation

presentation-screen-28638256

 

  • Tous les écrans ont été retouché pour intégrer une barre de menu en haut. Cette barre inclue toujours :
    • le nom de l’écran
    • un lien vers le DESK
    • des liens vers d’autres écrans (si applicable, seul l’écran logistique a cette fonction pour l’instant)
    • A terme, les onglets apparaitront dans cette barre, pour permettre de simplifier et aléger les écrans

 

Capture_d’écran_2015-03-10_à_18_18_11

Agence de voyage / travel agencies

truc&astuce12

[nouveau] nouvel outil de recherche avancée

permet de rechercher par :

  • code
  • nom
  • catégorie
  • priorité
  • nationalité
  • responsable client
  • créateur
  • tags
  • centres financier

[modif] copie de client

actif seulement si un client est sélectionné

[modif] système d’envoi d’email

  • amélioré, par défaut les contacts avec le poste Vente (sales) ou qui sont indiqués par défaut sont sélectionnés. Le poste concerné est indiqué dans l’écran ADMIN:

Sin título

  • fonctionne pour une ou plusieurs agences sélectionnées
  • il peut y avoir plusieurs contacts par défaut
  • les emails peuvent être répétés entre différentes agences; au moment d’ouvrir l’email les adresses emails sont vérifíés et les doublons retirés

[bug] onglet info

  • la fonction INIT CAT prend en compte le modèle de facture de la catégorie de l’agence, qui se trouve dans l’onglet finances

[bug] onglet contact

  • possible de faire ctrl+c / ctrl+v dans les colonnes tel et cel.

[modif+bug] onglet finances

  • export CSV au lieu de XLS
  • table de crédit: la colonne groupe se limite aux groupes du client

Base de données : nouveau champ « pays »

truc&astuce13

 

Dans votre base de données, il y a désormais un nouveau champ « pays » (country) pour les circuits (invisible) et les groupes (dans l’écran groupe).

    • un circuit a son pays défini par la région du premier produit du circuit, ou bien le premier lieu (place) rencontré.
    • un groupe hérite le pays du circuit lors de la confirmation.

Dans l’écran Groupes, le champ « pays » est visible ici :

Capture_d’écran_2015-03-04_à_16_58_03

Retoucher vos pdf

pdf escape

 

Vous avez des sorties en pdf que vous souhaitez retoucher à la main ? Pratique pour vos devis, carnet de voyage, export cout vs prix …etc

Voici un outil que nous vous recommandons : http://www.pdfescape.com/open/

Tout se fait online, pas d’installation ou de téléchargement nécessaires et accepte tous les navigateurs.

Capture d’écran 2015-02-18 à 13.14.19

Update 19 – du 11 février

update3

 

Dans cette mise à jour, vous retrouverez des nouveautés et des modifications concernant :

Template editor – Logistique – Formulaire d’informations – Trip builder (conception circuits) – Finances – Sales & Marketing – Paramètres

 

EXPORT INDIVIDUS

  • modification de l’export d’individus (depuis Admin/Outils Export data) :

Capture d’écran 2015-02-10 à 19.30.12

 

TEMPLATE EDITOR

  • nouveau rajout d’un bouton SAVE lors de l’édition des notes, pour pouvoir sauvegarder les modifications

LOGISTIQUE

[modification] Bank payment
  • modification ajout du code, de l’identité et du groupe du service, dans le détail des paiements par banque :

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[nouveau] Dialogue envoi email resa et paiement en pdf
  • nouveau bouton pour imprimer directement le PDF de l’email qui apparait dans le dialogue. Plus besoin de passer par la génération de la résa et du paiement, de remodifier le document avant de l’imprimer en PDF.

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FORMULAIRE D’INFORMATIONS

  • nouveau montre le prix de tous les sous-groupes

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  • nouveau plus d’éléments peuvent être remplis par le client (genre, vols, type,)

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  • nombreux bugs d’affichage résolus

TRIP BUILDER

  • correction: la copie d’un circuit inclue les traductions et les tags du circuit d’origine. Également, les rangs de pax et prix sont conservés si la date est modifiée. Si le nombre de dates du circuit d’origne diffère de la copie, les prix du circuit devront nécessairement être réinitialisés.

  • correction de bugs dans l’onglet DEVIS (bouton INIT et coût extra, markup et marge calculée dans la grille de rangs de pax, …)

  • correction de bugs dans l’affichage du détail d’un produit

  • modification: simplification du dialogue “sell to a prospect” (également disponible lors de la génération du devis). Le dialogue demande également la date de début du circuit qui sera utilisée

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  • améliorations du coté base de données lors de la création d’une marge éditable

FINANCES

  • consolidation de dépenses: possibilité de garder l’information de groupe. Nécessite de garder le lien avec un des services liés aux dépenses.
  • consolidation de dépenses: le champ “bordereau” est sauvegardé.
  • consolidation de dépenses: les services peuvent avoir un fournisseur différent
  • onglet de stats: les stats par mois, par agence de voyage, par fournisseur ont été approfondies et sont plus détaillées.

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  • onglet timeview revu, plusieurs bugs corrigés.
  • onglet timeview: fonctionne maintenant par année fiscale (choix du mois possible) et non plus civile. Il est donc possible de choisir le mois désormais.

SALES & MARKETING

  • lors de la confirmation d’un projet de vente, il est possible de modifier le nom du groupe qui va être créé. Par défaut il s’agit du nom du prospect.

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  • lors de la confirmation d’un projet de vente, le circuit utilisé passe en mode “lecture seule” dans le Constructeur de Circuits

PARAMETRES

Geographie

  • bugs corrigés

  • possible d’indiquer la latitude et longitude d’un lieu manuellement, dans le cadre en bas a gauche de la carte

Employés

  • nouveau ajout d’un champ “commentaires” pour l’employé

  • nouveau grille de vacances: valeur négative autorisée pour la colonne “nb de jours”

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  • nouveau grille de vacances: possibilité de sélectionner plusieurs lignes et d’obtenir le total de vacances correspondant

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  • nouveau bouton Schedule Holidays. C’est un calendrier avec l’ensemble des vacances des employé, chacun indiqué avec sa couleur correspondante

Formulaire information – Formulario información – Information form

truc&astuce1

 

FORMULAIRE D’INFORMATION

Il s’agit d’une fonction très importante et particulièrement efficace pour vous faire gagner en productivité.

 

Comment le générer :

depuis Groupes, cliquez sur un groupe puis ouvrez le menu contextuel (bouton droite de la souris) puis soit :

– envoyer formulaire d’information du groupe : si vous souhaitez générer le formulaire pour tous les participants au voyage (un seul formulaire envoyé au leader du groupe).

– envoyer formulaire d’information individuels : si vous souhaitez générer le formulaire pour chacun des participants au voyage (le systeme vous demandera alors a quel individu vous souhaitez l’envoyer.

S’il y a trop d’informations (peu pertinentes ou que vous ne souhaitez pas montrer), pensez à aller désactiver ces champs depuis le Template editor (éditeur de documents), il s’agit du dernier onglet.

 

Avantages :

1 – Ce formulaire fait gagner beaucoup de temps à vos différents pôles : commercial et resa/opérations.

Ce sont vos clients qui le remplissent, tout se met à jour dans Toogo une fois que le client a cliqué sur le bouton orange « envoyer le formulaire ».

Vous n’avez plus qu’à aller vous faire un café et tout se mettra à jour dans groupe (onglet sous-groupes, sur l’oeil) c’est-à-dire ici :

 

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Bien sur vous l’envoyez uniquement à vos clients avec lesquels vous correspondez en direct c’est-à-dire vos clients web.

Les intermédiaires (To ou agences) ne souhaiteront pas consacrer du temps à remplir votre formulaire car beaucoup d’informations vous ont déjà été transmises lors du premier mail par exemple.

 

2 – Vous le savez, en faisant des copier / collers depuis votre outil avec lequel vous sollicitez les informations indispensables pour faire les réservations (fichier excel, word, pdf) vers toogo (onglet groupe), vous n’êtes pas à l’abris d’une erreur de doigt ou une erreur humaine (étourderie).

Donc si ce sont les clients finaux qui le remplissent, vous n’êtes pas responsable de l’information qu’ils vous transmettent. En gros, s’il y a une erreur dans le nom de famille pour acheter un billet de train ou d’avion, il en va de la responsabilité du client, c’est lui qui vous a transmise l’info.

 

3 – Il est possible de personnaliser votre formulaire d’informations en rajoutant des champs personnalisés, comme par exemple :

  • pratique alimentaire
  • pourquoi ont-ils choisi votre agence ?

Pour cela, aller dans Paramètres/champs personnalisés/individual puis vous créez des nouveaux champs, comme ci dessous :

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4 – Certains parmi vous font trop de volume pour ne pas utiliser le formulaire d’informations Toogo… les outils comme Excel ou Word sont dépassés, laissez-les à votre concurrence.

 

5 – De plus, que faites vous de ces fichiers Excel, Word, Pdf ? Vous les sauvegardez sur votre ordinateur, n’est ce pas ? sur vos mails ?

Tout ceci prend de la place, du volume, des procédures…etc etc.

 

6 – Et enfin, le plus gros avantage de cette fonction est qu’il vous permet de constituer un réel fichier client. Ce sont vos clients qui le remplisse, en notamment cochant la case pour s’inscrire à votre newsletter et en vous donnant des informations précieuses

Voici un exemple (Pour vous donner des idées) :

formulaire d'information voyage tourisme

Update 1.8 – du 31 octobre

 

update1

Voici les modifications et les nouveautés 

TEMPLATE EDITOR

[nouveau] choix des couleurs
 
    • il est possible de choisir les couleurs des sous-programmes par template
    • couleurs par défaut :
       

 

 

TRIP BUILDER

[nouveau] choix des couleurs

 
  • popup de création de circuit: choix du template+montre les couleurs associées. Par défaut: le template du client est mis, mais il est modifiable.
     
 
  • Ces couleurs suivent le circuit de la création au template.
     
[correction] Trip Builder – onglet PRINT&CHECK
 
  • il existait un bug aléatoire, touchant certains utilisateurs qui bloquait le Trip Builder au moment d’ouvrir le devis. Ce bug a enfin été trouvé et réglé
     

[nouveau] cout extra circuit

 
  • écran Trip Builder onglet Quotation: il est possible de maintenant appliquer un cout extra à tous les setgroups d’un circuit. Dans le dialogue de cout extra, il suffit de choisir l’option “apply to all”.

[nouveau] quantité produit

 
  • écran Product onglet Cost: champ “qty->day”
     
  • écran Trip Builder onglet Quotation: si le champ “qty->day” du produit est coché, alors le calcul considère la quantité comme un nombre de jours. Choix fait, histoire de pas y passer des heures:
    • Si le produit traverse une même saison: aucun changement
    • Si le produit traverse 2 saisons
Cout = CoutSaisonA * QtéSaisonA + CoutSaisonB * QtéSaisonB
  • Si le produit traverse plusieurs saisons
Cout = CoutDerniereSaison * QtéDerniereSaison + CoutPremiereSaison * QtéRestante
 
Si la dernière solution n’est pas correcte, on peut l’améliorer, il faut aller chercher les quantités exactes pour chaque saison intermédiraire, demandant un effort de calcul supplémentaire.
 

ADMIN

  • écran Admin: possibilité d’ajouter des tags pour les groupes
 
GROUPES
 
  • écran Groupes: la grille des langages parlés a été remplacée par les tags du groupe.
[modification] référence facture
 
  • écran Groupes: création d’un groupe par le bouton +: le champ année est initialisé a l’année en cours.
     
  • écran Groupes: création d’un groupe, que ce soit par le bouton + ou par la confirmation de Sales&Marketing: invoice_ref = YYYY-0000
    • YYYY champ année du groupe
    • XXXX numérotation incrémentale (recherche tous les groupes ayant un invoice_ref commençant par la meme année et fait +1)
note: si l’année d’un groupe est modifié a l’écran, l’invoice ref n’est pas touché. Merci de me préciser si c’est correct ou pas.
 
  • [nouveau] ordre des individus
  1. group_individual.prefered_rooming_id … name ASC
  2. individual.lastname ASC
  3. individual.firstname ASC
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